I nShift Ship On-premises kan du importera kontaktlistor från Excel-ark. Detta är användbart om du har en kundlista i ett annat system som du vill kopiera till Ship On-premises.
Viktig anmärkning: Import av en kontaktlista fungerar endast med Excel-filer sparade i .xls- eller .xlsx-format och du måste ha Excel installerat på datorn. Andra format som .csv stöds inte.
Ämnen i denna artikel:
Importera en kontaktlista
Följ dessa steg för att importera en kontaktlista:
- Gå till Contact List. Högerklicka i Contact List-panelen och välj Import Contact List. Du kan antingen importera kontakterna till standardkontaktlistan eller skapa en ny kontaktlista först. Excel-listan importeras till den kontaktlista som är markerad när du väljer Import Contact List.
- Klicka på Select File för att bläddra och välja en fil. Ange vilket blad som ska användas om filen innehåller flera blad.
- Gå till fliken Fields Mapping. Mappa varje fält i Excel-filen till ett fält i Ship On-premises genom att klicka i kolumnen ConsignorField och välja ett fält från rullgardinsmenyn eller skriva in ett värde. Alla fält måste mappas så att Ship On-premises vet vilka värden som finns i varje kolumn.
- Om dina stamdata innehåller fullständiga landsnamn måste dessa mappas till Country ISO Codes. Klicka på Country Mapping, fyll i korrekt Country ISO Code och klicka på OK. Om alla dina kontakter finns i samma land kan du använda funktionen Set all address to och ange ett land istället.
- Klicka på Start Import.
- Dina nya kontakter importeras när förloppsindikatorn är klar. Uppdatera listan genom att trycka på F5 om dina kontakter inte syns.
Använda fältformatering
Ibland måste data formateras innan de kan användas i nShift Ship On-premises. Detta är nödvändigt om dina stamdata inte matchar det format som krävs i Ship On-premises. Med hjälp av formateringsverktygen kan du trimma tecken, lägga till eller ta bort tecken, ändra versaler och gemener, lägga till kontrollsiffror och mycket mer.
I följande exempel innehåller postnumret i originaldata landskoden och ser ut så här: SE-64551, FR-72160 osv. nShift Ship On-premises behöver postnumret utan landskod, så vi använder formateringsverktygen för att ta bort detta.
- Välj en fil i fliken Source och mappa fälten enligt steg 2–4 ovan. Du måste mappa fältet Custno för att kunna använda formateringsverktygen.
- Gå till fliken Fields Formatting.
- Klicka på det fält du vill formatera och klicka på knappen Tools.
- Ett nytt fönster öppnas. Klicka på Add och välj ett verktyg från rullgardinsmenyn. I detta exempel vill vi ta bort landskoden och bindestrecket från PostNo-fältet, så vi väljer verktyget Remove all %s characters from beginning. "%" är en parameter och vi sätter den till 3 i fältet nedan för att ta bort 3 tecken. Klicka på OK.
- Nu ser du att det valda verktyget har lagts till i listan. Det är möjligt att lägga till flera verktyg vid behov. Använd fältet Sample text för att testa om verktyget fungerar som avsett. Ange ett exempel och klicka på Test Tools. I vårt exempel kan vi ange SE-64551 och verifiera att det formateras till 64551.
- Klicka på OK för att spara dina verktyg. Du kan upprepa detta för fler fält i din kontaktlista vid behov.
- Markera rutan Apply tools when importing och klicka på Apply Tools. Du kommer nu att se en verktygsikon högst upp i kolumnen där verktyg har tillämpats och data har uppdaterats.
- Klicka på Start Import.
- Dina nya kontakter importeras när förloppsindikatorn är klar. Uppdatera listan genom att trycka på F5 om dina kontakter inte syns.
Använda kontaktlistan
Du kan nu skapa sändningar genom att lägga till kontakter i produktionsvyn genom att klicka på My contacts eller knappen Browse.
Du kan också aktivera sökfältet om du vill söka efter kundnummer eller namn. Högerklicka på pilen bredvid My contacts och välj Search Properties. Markera rutorna bredvid Contact number och Contact name. Du kan även utöka din sökning genom att välja Search for: Contact containing search key.