Den här artikeln förklarar hur du använder fakturakontroll- och avvikelseverktygen i nShift Track. Vissa funktioner beror på din prenumeration. Kontakta nShift för att få tillgång till funktioner som för närvarande inte ingår i din prenumeration eller lösning.
Innehåll i denna artikel:
Fakturarapport
Använd fakturarapporten för att se avvikelser mellan avsändarpriset och priset från transportören. Avsändarpriset är försändelsepriset från fraktpriskalkylering. Transportörspriset baseras på returdata från transportörerna som skickas direkt från transportörerna till nShift Track eller transportörens fakturafiler som laddas upp till nShift Portal.
- Logga in på nShift Portal och gå till Track > Insights.
- Klicka på fliken Invoice.
- Välj ett datumintervall och klicka på Run report.
- Kolumnen Deviation visar skillnaden mellan Sender Price och Carrier Price
- Om du behöver lägga till eller ta bort kolumner från rapporten klickar du på åtgärdshjulet
längst upp till höger och gör din konfiguration.
Kontakta nShift Customer Service om du inte får returdata från dina transportörer. Alla transportörer stöder inte att skicka returdata till nShift, men om de stöder det kan nShift Customer Service hjälpa dig att aktivera det.
Ladda upp en fakturafil
Om dina transportörer inte stöder att skicka returdata med priser direkt till Track i nShift Portal kan du ladda upp fakturafiler från transportören. Dessa filer måste vara i CSV-format och innehålla värdena längst ner i detta avsnitt. Filen måste följa korrekt formatering och innehålla rubrikerna. Se filen under avsnittet Exempelfil, som kan användas som mall. Du behöver en fil per transportör.
Så här laddar du upp en fakturafil:
- Logga in på nShift Portal och gå till Track > Insights > Invoice file upload.
- Välj den transportör som fakturafilen gäller.
- Bläddra och välj fakturafilen.
- Klicka på Upload. Track visar ett felmeddelande om det finns några formateringsproblem med filen.
- Om fakturafilen laddas upp korrekt visas den i listan. Listan visar dina uppladdade filer, status och hur många försändelser som matchades i filen.
Fält i fakturafilen:
- CarrierAccount - Kontonumret som visas på fakturan från transportören. Det ska matcha kontonumret som är konfigurerat i Ship.
- InvoiceNumber - Fakturanummer på fakturan från transportören.
- Shipment - Försändelsenumren som visas på fakturan från transportören. Numren måste matcha försändelsenumren i Ship. Endast försändelsenumret ELLER paketnumret behövs.
- Package - Paketnumren som visas på fakturan från transportören. Numren måste matcha paketnumren i Ship. Endast försändelsenumret ELLER paketnumret behövs.
- InvoiceDate - Datumet måste följa detta format: yyyy-mm-dd hh:mm:ss, annars kommer filen att avvisas.
- BasePrice
- CurrencyCode
- FuelSurcharge
- OutOfArea
- OutOfGage
- DeliveredDutyPaid
- PriceCustomDetail1
- PriceCustomDetail2
- PriceCustomDetail3
- PriceCustomDetail4
- PriceCustomDetail5
- CarrierWeight
- WeightUnit
- CarrierVolume
- VolumeUnit
- InvoiceDueDate
Avvikelsejournal
Avvikelsejournalen används för att korrigera och verifiera eventuella avvikelser som genereras vid uppladdning av fakturafiler. En avvikelse uppstår om flera fakturor med olika priser för samma försändelse har laddats upp.
- Gå till Insights > Deviation journal.
- Välj något av filtren om relevant (till exempel om du vet vilken aktör som användes för att skapa försändelserna) och klicka på Run report.
- Om några avvikelser hittas kommer rapporten att lista de försändelser du behöver verifiera.
- Klicka på varje försändelse för att visa avvikelserna.
- Om du godkänner avvikelserna klickar du på knappen Verify deviation för att acceptera dem. Dessa avvikelser kommer sedan att visas i Deviation Report.
- Om du behöver redigera några av priserna kan detta göras genom att klicka på ikonen Edit. Redigera priserna i de redigerbara fälten och klicka på bockikonen
för att spara ändringarna och skriva över det aktuella priset på försändelsen.
- Efter att ändringarna har sparats kommer dessa att visas som en User correction i Deviation journal.
Avvikelserapport
I avvikelserapporten kan du se de avvikelser som verifierats via avvikelsejournalen.
- Gå till Insights > Deviation Report.
- Konfigurera eventuella filter (se förklaring nedan) om det behövs, eller lämna dem som standard och klicka på Run report. Det är möjligt att exkludera verifierade eller ej verifierade avvikelseförsändelser eller endast visa omatchade rader.
- Från den resulterande rapporten kan du klicka på nedladdningsknappen för att spara en kopia av rapporten som XLSX eller CSV. Du kan också klicka på åtgärdshjulet
Exempelfil
Ladda ner och använd exempelfilen som mall för dina transportörsfakturor för att säkerställa att format och fält är korrekta.