I nShift Ship On-premises kan du importere kontaktlister fra Excel-ark. Dette er nyttig hvis du har en kundeliste i et annet system som du ønsker å kopiere til Ship On-premises.
Viktig merknad: Import av en kontaktliste fungerer kun med Excel-filer lagret i .xls- eller .xlsx-format, og Excel må være installert på maskinen. Andre formater som .csv støttes ikke.
Emner i denne artikkelen:
Import av en kontaktliste
Følg disse trinnene for å importere en kontaktliste:
- Gå til Contact List. Høyreklikk i Contact List-panelet og velg Import Contact List. Du kan enten importere kontaktene til standard kontaktliste eller opprette en ny kontaktliste først. Excel-listen importeres til kontaktlisten som er valgt når du velger Import Contact List.
- Klikk på Select File for å bla gjennom og velge en fil. Angi hvilket ark som skal brukes hvis filen inneholder flere ark.
- Gå til fanen Fields Mapping. Knytt hvert felt i Excel-filen til et felt i Ship On-premises ved å klikke i kolonnen ConsignorField og velge et felt fra nedtrekkslisten eller skrive inn en verdi. Alle felt må kobles slik at Ship On-premises vet hvilke verdier som finnes i hver kolonne.
- Hvis stamdataene dine inneholder fulle landenavn, må disse kobles til Country ISO Codes. Klikk på Country Mapping, fyll inn riktig Country ISO Code, og klikk på OK. Hvis alle kontaktene dine er i samme land, kan du bruke funksjonen Set all address to og angi et land i stedet.
- Klikk på Start Import.
- Dine nye kontakter importeres når fremdriftslinjen er fullført. Oppdater listen ved å trykke på F5-tasten hvis kontaktene ikke er synlige.
Bruk av feltformatering
Noen ganger må data formateres før de kan brukes i nShift Ship On-premises. Dette er nødvendig hvis stamdataene dine ikke samsvarer med det nødvendige formatet i Ship On-premises. Ved hjelp av formateringsverktøyene kan du trimme tegn, legge til eller fjerne tegn, endre store og små bokstaver, legge til kontrollsifre og mye mer.
I følgende eksempel inneholder postnummeret i de opprinnelige dataene landkoden og ser slik ut: SE-64551, FR-72160 osv. nShift Ship On-premises trenger postnummeret uten landkoden, så vi bruker formateringsverktøyene for å fjerne dette.
- Velg en fil i fanen Source og koble feltene som beskrevet i trinn 2–4 ovenfor. Du må koble feltet Custno for å bruke formateringsverktøyene.
- Gå til fanen Fields Formatting.
- Klikk på feltet du vil formatere og klikk på Tools-knappen.
- Et nytt vindu åpnes. Klikk på Add og velg et verktøy fra nedtrekksmenyen. I dette eksemplet ønsker vi å fjerne landkoden og bindestreken fra PostNo-feltet, så vi velger verktøyet Remove all %s characters from beginning. "%" er en parameter, og vi setter den til 3 i feltet nedenfor for å fjerne 3 tegn. Klikk på OK.
- Du vil nå se at det valgte verktøyet er lagt til i listen. Det er mulig å legge til flere verktøy ved behov. Bruk feltet Sample text for å teste om verktøyet fungerer som forventet. Skriv inn et eksempel og klikk på Test Tools. I vårt eksempel kan vi skrive inn SE-64551 og bekrefte at det formateres til 64551.
- Klikk på OK for å lagre verktøyene dine. Du kan gjenta å legge til verktøy for flere felt i kontaktlisten din ved behov.
- Merk av for Apply tools when importing og klikk på Apply Tools. Du vil nå se et verktøyikon øverst i kolonnen der verktøy er brukt, og dataene er oppdatert.
- Klikk på Start Import.
- Dine nye kontakter importeres når fremdriftslinjen er fullført. Oppdater listen ved å trykke på F5-tasten hvis kontaktene ikke er synlige.
Bruk av kontaktlisten
Du kan nå opprette forsendelser ved å legge til kontakter i produksjonsvisningen ved å klikke på My contacts eller Browse-knappen.
Du kan også aktivere søkefeltet hvis du vil søke etter kundenummer eller navn. Høyreklikk på pilen ved siden av My contacts og velg Search Properties. Kryss av for Contact number og Contact name. Du kan også utvide søket ved å velge Search for: Contact containing search key.