Hva er Export Setup?

Export Setup er et konfigurasjonselement i Ship On-premises som bestemmer hvordan forsendelsesdata hentes ut og formateres for eksport. Det er knyttet til spesifikke nivåer i Consignor-hierarkiet: Installation, Location, Actor, Carrier, SubCarrier og Product.

Programvaren bruker det Export Setup som er nærmest produktnivået. Hvis det nærmeste Export Setup er deaktivert, vil det ikke bli utført eksport for det aktuelle produktet.

Export Setup er et konfigurasjonsverktøy designet for å styre eksport av data fra Ship-systemet. Data kan eksporteres når forsendelser skrives ut eller overføres.

Fanen General

Dette avsnittet introduserer de grunnleggende innstillingene som styrer eksportprosessen, med fokus på aktivering, destinasjon og fildetaljer.

Fanen General lar deg aktivere eller deaktivere eksportfunksjonen helt ved å bruke avkrysningsboksen "Export active"; denne må være valgt for at eksporten skal fungere.

Du kan også tilpasse aktiveringen ved å velge om eksport skal skje når en forsendelse sendes inn, når den overføres, eller begge deler, ved å krysse av for "Active at submit" og "Active at transmit".

For å angi hvor eksporterte filer skal lagres, bruker du innstillingen "Output folder" og klikker på knappen "Folder" for å bla gjennom og velge ønsket mappe; et eksempel er C:\Data\Export,

I delen "Exported File Details" kan du tilpasse selve de eksporterte filene. Du angir ønsket filendelse (for eksempel .csv eller .txt) i feltet "File extension" og velger riktig tegnkoding (for eksempel ANSI eller UTF-8) fra rullegardinmenyen "File encoding".

Du har deretter flere alternativer for filopprettelse: du kan overskrive samme fil ved hver eksport, opprette en ny fil hver gang, generere et unikt filnavn for hver eksport, eller bruke ordrenummeret som filnavn.

Fanen Layout

Dette avsnittet fokuserer på å definere strukturen og formateringen av den eksporterte filen, og gir deg kontroll over skilletegn, separatorer og layoutvalg.

For å definere separatorer og skilletegn begynner du med å velge feltene du vil eksportere. Dette gjøres i vinduet "Export Fields Setup", hvor du kan velge datapunkter fra kategorier som Line, Package, Sender, Receiver og mer. I dette vinduet kan du velge nødvendige felt, bestemme rekkefølgen og eventuelt angi faste feltlengder.

I fanen Layout konfigurerer du hvordan flere verdier i ett felt skilles ved hjelp av innstillingen “Multiple value field character separator”. Du kan for eksempel bruke semikolon (;) for å skille elementer i et felt.

Deretter angir du tegnet som skiller individuelle felt i den eksporterte filen ved hjelp av "Character separator". Et vanlig valg er komma (,) ved generering av CSV-filer.

Alternativt kan du bruke faste feltlengder for separasjon ved å velge "Specified in field length", selv om dette vanligvis brukes i mer avanserte scenarier.

I delen "Start and End Characters" kan du omslutte individuelle felt eller hele linjer med spesifikke tegn, men dette er vanligvis ikke nødvendig og lar man ofte stå tomt.

I delen "Exported File Layout" bestemmer du den grunnleggende strukturen på de eksporterte dataene, inkludert om hver linje skal representere en enkelt forsendelse, pakke, ordre eller en individuell varelinje (en såkalt "goodline").

Vanlige valg er "One line per shipment" eller "One line per package", avhengig av ønsket detaljnivå i dataene.

I delen “Format” velger du hvilken type fil som skal eksporteres, der standard er CSV.

Hvis du trenger et annet format, må du velge filtypen her, og i tillegg bruke en “XSLT file”.

Du kan velge å kun eksportere nylig lagt til pakker (ved ferdigstillelse av en forsendelse) ved å krysse av for "Only added packages", og til slutt kan du konfigurere en teller for filnavn via rullegardinmenyen “File name counter”.

Fanen Units

Dette avsnittet lar deg angi måleenheter og datoformater som skal brukes i de eksporterte dataene. Fanen Units fokuserer på datakonsistens ved at du kan velge riktige enheter for vekt, volum og lengde fra rullegardinmenyer.

Du kan for eksempel velge kilogram for vekt, kubikkdesimeter for volum og centimeter for lengde. I tillegg kan du velge desimalskilletegn (punktum (.) eller komma (,)) og ønsket datoformat, som dd/mm/yyyy eller mm/dd/yyyy.

Fanen FTP Transmission

Dette avsnittet beskriver hvordan du konfigurerer innstillinger for automatisk overføring av eksporterte filer via FTP til en ekstern server.

Fanen FTP Transmission lar deg sende eksporterte filer direkte til en annen server; start med å krysse av for "Enable export by FTP" for å aktivere funksjonen. Deretter konfigurerer du serverinnstillingene i seksjonen "FTP Server Settings". Dette inkluderer valg av protokoll (for eksempel FTP eller SFTP), angivelse av serveradresse og portnummer, valg av mappe på serveren der filene skal lastes opp, samt valg av passiv modus eller binær overføring om nødvendig.

I seksjonen "Login Info" angir du påloggingsinformasjon dersom det kreves av FTP-serveren. Kryss av for "Authentication is required" og skriv inn brukernavn og passord.

For økt sikkerhet kan du i seksjonen "Security" konfigurere SSL-sertifikatautentisering. Kryss av for "Use SSL certificate when authenticating" og angi sertifikatfil, nøkkelfil og passord.

Til slutt tilbyr fanen knapper for å åpne flere FTP-innstillinger, teste forbindelsen og administrere lagrede FTP-profiler.

Fanen Options

Dette avsnittet presenterer flere alternativer for å tilpasse eksportprosessen, med fokus på landkoder og kompatibilitet.

Fanen Options gir flere generelle innstillinger for finjustering av eksportprosessen. Du kan velge å eksportere landkoder i ISO 2-bokstavsformat ved å krysse av for "Export country codes to ISO 2 letters code".

For å sikre kompatibilitet med Microsoft Excel kan du krysse av for "Excel CSV compatibility".

Til slutt, hvis underforsendelser mangler data, kan du velge å bruke data fra hovedforsendelsen ved å krysse av for "Use data from completion main shipment when missing on child shipment".

Fanen Maintenance

Dette avsnittet beskriver hvordan du konfigurerer automatiske vedlikeholdsoppgaver for håndtering av eksporterte filer, inkludert sletting av gamle filer og organisering i arkivmapper.

Fanen Maintenance lar deg automatisere filhåndtering. Først aktiverer du vedlikehold ved å krysse av for "Active". Deretter kan du konfigurere innstillinger for å slette filer eldre enn et bestemt antall dager, slette filer i batcher av en bestemt størrelse, og angi en ventetid mellom hver batch.

Du kan også velge å flytte filer til undermapper basert på en navnekonvensjon, for eksempel vedlikeholdsdato, og definere overordnet mappe for disse.

For planlegging gir seksjonen "Recurrent" deg mulighet til å sette opp gjentakende oppgaver. Du kan velge å kjøre vedlikehold én gang, med et bestemt intervall eller på spesifikke dager og tidspunkter.

Knapper som "New", "Delete" og "Clear" brukes til å administrere opprettelse, sletting og fjerning av disse vedlikeholdsinnstillingene, slik at du kan ha ulike oppsett for forskjellige behov.

Bilder av Export Setup