Denne artikkelen forklarer hvordan du bruker fakturakontroll og avviksverktøyene i nShift Track. Noen av funksjonene avhenger av abonnementet ditt. Kontakt nShift for å få tilgang til funksjoner som for øyeblikket ikke er en del av abonnementet eller løsningen din.
Innhold i denne artikkelen:
Fakturarapport
Bruk fakturarapporten for å se avvik mellom avsenderprisen og prisen fra transportøren. Avsenderprisen er forsendelsesprisen fra fraktpriskalkulering. Transportørprisen er basert på returdata fra transportøren som sendes direkte fra transportøren til nShift Track eller fakturafiler fra transportøren som lastes opp til nShift Portal.
- Logg inn på nShift Portal og gå til Track > Insights.
- Klikk på fanen Invoice.
- Velg et datointervall og klikk på Run report.
- Kolonnen Deviation viser forskjellen mellom Sender Price og Carrier Price.
- Hvis du trenger å legge til eller fjerne kolonner fra rapporten, klikker du på handlingshjulet
øverst til høyre og gjør konfigurasjonen din.
Kontakt nShift Customer Service hvis du ikke mottar returdata fra transportørene dine. Ikke alle transportører støtter sending av returdata til nShift, men hvis de støtter det, kan nShift Customer Service hjelpe deg med å aktivere det.
Last opp en fakturafil
Hvis transportørene dine ikke støtter sending av returdata med priser direkte til Track i nShift Portal, kan du laste opp fakturafiler fra transportøren. Disse filene må være i CSV-format og inneholde verdiene nederst i denne delen. Filen må følge korrekt formatering og inkludere overskriftene. Se filen under seksjonen Eksempelfil, som kan brukes som mal. Du trenger én fil per transportør.
Slik laster du opp en fakturafil:
- Logg inn på nShift Portal og gå til Track > Insights > Invoice file upload.
- Velg transportøren som fakturafilen gjelder for.
- Bla gjennom og velg fakturafilen.
- Klikk på Upload. Track vil vise en feilmelding hvis det er problemer med formateringen av filen.
- Hvis fakturafilen lastes opp uten problemer, vil du se den i listen. Listen viser opplastede filer, status og hvor mange forsendelser som ble matchet i filen.
Felter i fakturafilen:
- CarrierAccount - Kontonummeret som vises på fakturaen fra transportøren. Det skal samsvare med kontonummeret som er konfigurert i Ship.
- InvoiceNumber - Fakturanummer på fakturaen fra transportøren.
- Shipment - Forsendelsesnumrene som vises på fakturaen fra transportøren. Numrene må samsvare med forsendelsesnumrene i Ship. Kun forsendelsesnummeret ELLER pakkenummeret er nødvendig.
- Package - Pakkenumrene som vises på fakturaen fra transportøren. Numrene må samsvare med pakkenumrene i Ship. Kun forsendelsesnummeret ELLER pakkenummeret er nødvendig.
- InvoiceDate - Datoen må følge dette formatet: yyyy-mm-dd hh:mm:ss, ellers vil filen bli avvist.
- BasePrice
- CurrencyCode
- FuelSurcharge
- OutOfArea
- OutOfGage
- DeliveredDutyPaid
- PriceCustomDetail1
- PriceCustomDetail2
- PriceCustomDetail3
- PriceCustomDetail4
- PriceCustomDetail5
- CarrierWeight
- WeightUnit
- CarrierVolume
- VolumeUnit
- InvoiceDueDate
Avviksjournal
Avviksjournalen brukes til å korrigere og verifisere eventuelle avvik som oppstår ved opplasting av fakturafiler. Et avvik oppstår hvis flere fakturaer med forskjellige priser for samme forsendelse har blitt lastet opp.
- Gå til Insights > Deviation journal.
- Velg eventuelle filtre hvis relevant (for eksempel hvis du vet hvilken aktør som ble brukt til å opprette forsendelsene) og klikk på Run report.
- Hvis det finnes avvik, vil rapporten vise forsendelsene du må verifisere.
- Klikk på hver forsendelse for å vise avvikene.
- Hvis du godkjenner avvikene, klikker du på knappen Verify deviation for å akseptere dem. Disse avvikene vil deretter vises i Deviation Report.
- Hvis du trenger å redigere noen av prisene, kan dette gjøres ved å klikke på ikonet Edit. Rediger prisene i de redigerbare feltene og klikk på hakeikonet
for å lagre endringene og overskrive gjeldende pris på forsendelsen.
- Etter at endringer er lagret, vil disse vises som en User correction i Deviation journal.
Avviksrapport
I avviksrapporten kan du se avvikene som er verifisert via avviksjournalen.
- Gå til Insights > Deviation Report.
- Konfigurer eventuelle filtre (se forklaring nedenfor) hvis nødvendig, eller la dem stå som standard og klikk på Run report. Det er mulig å ekskludere verifiserte eller ikke-verifiserte avviksforsendelser eller kun vise linjer som ikke er matchet.
- Fra rapporten som genereres kan du klikke på nedlastingsknappen for å lagre en kopi av rapporten som XLSX eller CSV. Du kan også klikke på handlingshjulet
Eksempelfil
Last ned og bruk eksempelfilen som mal for fakturafilene fra transportøren for å sikre at format og felter er korrekte.