Een zending boeken via New Shipment
Er zijn drie manieren om een nieuwe zending te boeken:
- Via new shipment
- Via import shipments
- Door een bestaande zending te kopiëren
Hier leggen we uit hoe je handmatig een nieuwe zending kunt boeken. Bekijk de andere oplossingen om de overige mogelijkheden te zien.
Een enkele zending boeken
Ga naar manage shipments en klik vervolgens op new shipment. Je wordt doorgestuurd naar shipment details. Dit scherm is verdeeld in drie secties:
- Addresses: het gedeelte met afzender- en ontvangeradressen. Indien nodig kun je ook het factuur- en/of derdepartijadres invullen.
- Packages: de pakketspecifieke informatie, mogelijkheid voor pakbonregels en informatie over gevaarlijke goederen.
- Shipping: algemene informatie voor verzenddetails en aanvullende gegevens. En indien nodig Shipping information voor verzenddetails en extra referenties.
1 Addresses
1.1 Sender
- In dit gedeelte worden de gegevens van de afzender of het afhaaladres ingevoerd.
- Dit adres wordt gebruikt als afzender van de zending. Wanneer je adres is geconfigureerd in 'Manage Account', wordt dit automatisch vooraf ingevuld.
1.2 Receiver
- In dit gedeelte worden de gegevens van de ontvanger of het leveringsadres ingevoerd.
- Wanneer je een adresboek gebruikt, kun je de eerste letters van een adres uit je adresboek typen in het veld 'Address Book'. Je krijgt dan de optie om een adres te selecteren en de gegevens worden automatisch toegevoegd.
- Bij contact person worden de contactgegevens van de ontvanger ingevoerd. Deze zijn vooral belangrijk (soms zelfs verplicht) bij expreszendingen waarbij de vervoerder een naam, telefoonnummer en/of e-mailadres nodig heeft voor leveringscommunicatie.
Als je deze zending naar een afhaalpunt wilt verzenden, kun je in dit gedeelte een locatie selecteren. Vul eerst de gegevens van de ontvanger in en klik vervolgens op 'Select pickup point'; de kaart met locaties wordt dan geladen.
Selecteer een locatie en kies voor 'Add Pickup point'. Het adres van de gekozen locatie wordt automatisch ingevuld bij het ontvangeradres en de gegevens van de consument worden automatisch overgenomen in het Invoice-adres.
1.3 Invoice and Third Party
- Je hebt ook de mogelijkheid om een factuuradres (INVC, invoice) of gegevens van een derde partij (3PTY, 3rd party) toe te voegen. In het segment Invoice kun je de gegevens invoeren van de persoon aan wie de goederen gefactureerd moeten worden. Deze informatie is bijvoorbeeld belangrijk bij dropshipments waarbij een groothandel (afzender) rechtstreeks namens de klant (invoice) goederen verzendt naar de eindklant (receiver). Voor deze optie selecteer je INVC of 3PTY en klik je op add address. Er verschijnt een nieuw tabblad dat je moet invullen.
2 Packages
2.1 Packages
Voordat je een boeking kunt plaatsen, moet je het aantal pakketten invullen. Wanneer je je account hebt geconfigureerd via Manage Account, is standaard al één pakket vooraf ingevuld. De pictogrammen naast de pakketregels kunnen worden gebruikt om deze te bewerken of te verwijderen.
Gebruik de knop Add Package om een pakket toe te voegen.
2.2 Delivery Note
Pakboninformatie is optioneel en kan worden gebruikt voor papierloze factureringsprocessen buiten de Europese Unie, waarbij vrachtinformatie via de vervoerder aan de douane moet worden doorgegeven. Deze informatie kan worden vastgelegd via één of meerdere pakbonregels.
Deze informatie is zeer kritisch voor het transport en moet in nauw overleg met de vervoerder worden ingevoerd. Transsmart draagt geen verantwoordelijkheid voor de juistheid van de ingevoerde gegevens.
Klik op add information om een nieuwe regel toe te voegen.
2.3 Dangerous Goods
Als je gevaarlijke goederen verzendt, kun je in het segment Dangerous Goods de gegevens voor ADR-producten vastleggen. Je kunt meerdere producten aan één pakket toevoegen zodat de vervoerder precies weet welke gevaarlijke stoffen zich in welk pakket bevinden en in welke hoeveelheid.
Deze informatie is uiterst kritisch voor het vervoer van gevaarlijke stoffen en moet in nauw overleg met de vervoerder worden ingevoerd. Transsmart draagt geen verantwoordelijkheid voor de juistheid van de ingevoerde gegevens.
Door op de knop add information te drukken, kun je één of meerdere regels toevoegen. Je kunt kiezen of je dit op zendingniveau of op pakketniveau wilt toevoegen.
3 Shipping
3.1 General
In dit gedeelte worden de algemene zendinggegevens ingevoerd op basis van de configuratie en/of gewenste details.
| Veld | Betekenis |
| Reference | Je unieke referentie voor de zending. |
| Booking Profile | Wanneer je Manage Account hebt geconfigureerd, zijn er vooraf ingestelde bookingprofielen waaruit je kunt kiezen. De standaardwaarde wordt automatisch ingevuld. |
| Run Carrier Selection | Wanneer transportprijzen zijn ingevoerd in Transsmart, kan de knop run carrier selection worden gebruikt om de beschikbare transportservices voor de ingevoerde zending te bekijken en tegen welke kosten. Op basis hiervan kies je de transportservice. Door op select te klikken kun je je keuze voor vervoerder en/of serviceniveau (tijd/overig) wijzigen. |
| Carrier | De vervoerder waarmee je de zending wilt versturen. De standaardwaarde wordt automatisch ingevuld. |
| Service Level Time | Het gewenste serviceniveau van de vervoerder. De standaardwaarde wordt automatisch ingevuld. |
| Service Level Time Other | Kies een aanvullende serviceniveau-optie van de vervoerder, indien beschikbaar en gewenst (bijvoorbeeld ADR, zaterdaglevering, rembours). De standaardwaarde wordt automatisch ingevuld. |
| Pick-Up Date | De gewenste afhaaldatum.* Standaard staat deze op de datum van vandaag. |
| Pick-Up Time From/To | De gewenste afhaaltijd van/tot.* |
| Cost Center | Het kostenplaatsnummer waarop je wilt boeken. |
| Incoterm | De incoterms geven een exacte verdeling van de verplichtingen van verkoper en koper in (internationale) transportovereenkomsten. Dit is vastgelegd in je transportcontract. |
| Payment terms | Hier kun je betalingsvoorwaarden toevoegen; deze overschrijven de Incoterms. |
| Mail Type | Hier kun je aangeven welke e-mailnotificaties naar de ontvanger kunnen worden verzonden, indien dit voor je is geconfigureerd. De standaardwaarde wordt automatisch ingevuld. |
| Language | Hier kun je de taalcode van de ontvanger invullen. Op basis van deze taal wordt de track-and-trace e-mail verzonden.* |
| Instruction | De instructies voor de vervoerder.* |
* Let op! Niet elke vervoerder gebruikt deze informatie.
3.2 Shipping Information
In dit gedeelte kunnen meer details over deze zending worden opgegeven
Shipping Details
| Shipment Value | De waarde van de inhoud van de zending. |
| Shipment Weight | Het gewicht van de inhoud van de zending. |
| Shipment Weight Calculated | Het berekende gewicht van de inhoud van de zending. |
| Load Meters | De laadmeter van de zending. |
| Load Meters Calculated | De berekende laadmeter van de zending. |
| Shipment Value | De waarde van de inhoud van de zending. |
| Service Type | De aanduiding of het een zending met documenten betreft. |
| Description | De omschrijving van de inhoud van de zending. |
* Let op! Niet elke vervoerder gebruikt deze informatie.
Monetary Values
Hier kun je geldwaarden toevoegen op zending- of colliniveau. Deze kunnen worden gespecificeerd voor goederen, douane, verzekering, rembours, vracht, belastingen, heffingen of spotprijs en worden toegevoegd met een waarde en een valuta.
Additional Reference
Elke zending kan worden voorzien van één of meerdere aanvullende referenties. Deze referenties zijn te vinden in het segment Shipping Information aan de rechterzijde. In overleg met Transsmart kunnen deze referenties op het label worden afgedrukt en/of worden gebruikt in de e-mailnotificatie.
4. Action buttons
Je bent nu klaar met het invoeren van de zendinggegevens en kunt de volgende actieknoppen gebruiken:
- Save as Concept: sla deze zending op om later verder te gaan. De zending wordt niet naar de vervoerder verzonden en is zichtbaar in het dashboard met status NONE.
- Book: de zending wordt geregistreerd in het Transsmart-platform. De status wijzigt naar NEW of BOOK. Voor sommige vervoerders wordt nu ook het afhaalverzoek verzonden.
- Book & print: de zending wordt bij de vervoerder geboekt en het label wordt automatisch geprint. De status van de zending wijzigt naar LABL.
- Cancel: als je de zending niet wilt boeken of opslaan, kies dan voor Cancel. De zending wordt niet aangemaakt.