Voorwaarden voor het verzenden van e-mails instellen

Let op: de verzendvoorwaarden worden ingesteld voor alle e-mailsjablonen in de huidige groep. Houd er rekening mee dat de mailengine optimaal werkt wanneer u slechts 1 mailtrigger per e-mailsjabloongroep hebt geconfigureerd. U kunt er meerdere configureren, maar onze interne logica hiervoor is zeer ingewikkeld, waardoor het oplossen van problemen bij dit type configuratie bijna altijd leidt tot een oplossing waarbij wordt teruggebracht naar 1 mailtrigger per sjabloongroep.

1. Verzendtrigger 
Hier kunt u de basis instellen waarop uw e-mails moeten worden verzonden.

• Kies 'New trigger & time'.
   
• Geef de trigger een naam en tijd voor de relevante e-mailgroep.
   
• Bij "Cost Center" geeft u aan of u de e-mail wilt verzenden voor alle zendingen of voor een specifiek kostencentrum.
   
• Bij "Service Level Time" en "Service Level Other" geeft u aan of u de e-mail wilt verzenden voor alle zendingen of voor een specifieke SLT of SLO.
  
  Denk bijvoorbeeld aan een serviceniveau zoals 18+ met identificatie. De ontvanger kan dan opnieuw per e-mail eraan worden herinnerd dat een volwassene met legitimatie moet tekenen. Of dat er een specifieke e-mail wordt verstuurd voor een afhaalorder: zo kunt u de ontvanger eenvoudig en automatisch per e-mail informeren dat de bestelling klaarstaat om afgehaald te worden. 
  
• Bij "Recipient" geeft u aan wie de e-mail moet ontvangen: Sender, Receiver, Invoice of Third Party. Het e-mailadres dat u hebt ingevoerd bij het boeken van de zending wordt automatisch gecontroleerd.
   
• Bij "Shipment Status" geeft u aan bij welke status van de zending de e-mail moet worden verzonden. Dit kan gebaseerd zijn op vervoerderstatussen of op basis van Transsmart-statussen.
  • Vervoerderstatussen: de status die wij terugkrijgen van de vervoerder. Deze vindt u in uw zendingendashboard: bekijk zendingen die op TRNS staan en klik op de 'i' om de statuscode van uw vervoerder te zien.
    
    Note; alleen bij gebruik van een geplande verzendtijd kunt u zendingen verzenden op basis van de status van de vervoerder.

• Beschikbare Transsmart-statussen: BOOK, NEW, LABL, MANI, ACCEP, TRNS, DONE.
  
  Let op: voor de beste resultaten configureert u bij voorkeur BOOK of LABL, aangezien dit statussen zijn die elke zending altijd van ons platform ontvangt. Online carriercodes zullen nooit status MANI triggeren en de andere 3 statuscodes zijn afhankelijk van een goed werkend statusfeedbackproces voor uw vervoerder. 

2. Verzendtijd
Uw e-mail wordt automatisch uitgeschakeld bij het aanmaken van een nieuwe verzendtijd. Om uw e-mail te activeren, heeft u twee verzendopties: direct of gepland.

• Kies direct of gepland.
  
  Direct: zodra de zending aan de vereiste triggers voldoet, wordt de e-mail verzonden. Elke 5-10 minuten controleert ons systeem uw zendingen op triggers. In dit geval kan uw klant een e-mail ontvangen met bijvoorbeeld een Track & Trace-URL die nog geen resultaat toont. Als u dit zoveel mogelijk wilt voorkomen, kiest u voor gepland verzenden.
  
  Gepland: hier kiest u een specifieke dag (of meerdere dagen of alle dagen) en een tijdslot voor het verzenden van de e-mails. Gedurende de 30 minuten van het tijdslot wordt de e-mail verzonden voor alle zendingen met de juiste triggers.
  
  Let op: het instellen van geplande e-mails vereist 1 nacht verwerking in ons systeem. Direct is actief zodra u de instellingen opslaat.
   
• Afhaaldatum
  Wij houden rekening met de afhaaldatum van de zending. E-mails worden alleen verzonden voor zendingen met een afhaaldatum van vandaag. Als u vandaag een zending boekt voor over drie dagen, wordt de e-mail dus niet vandaag verzonden, maar op de afhaaldatum, dus drie dagen later. Als u altijd e-mails wilt verzenden, ongeacht de afhaaldatum, kunt u dit activeren via 'Ignore pickup date'. Wanneer deze functionaliteit is geactiveerd, worden de e-mails verzonden zodra aan de verzendvoorwaarden is voldaan, ongeacht de afhaaldatum van de zending. Voorbeeld: de zending wordt op maandag door de vervoerder opgehaald en op de zaterdag ervoor wordt de zending geboekt en verzendklaar gemaakt. Met deze functionaliteit kunt u de klant een e-mail sturen dat de zending is ingepakt en maandag door de vervoerder wordt opgehaald.
• Klik op 'Add time' om uw instellingen op te slaan.

Wilt u meerdere e-mails verzenden voor één zending?

Enkele aandachtspunten;

1. Maak een e-mailgroep en sjabloon per e-mail die u wilt verzenden. Configureer 1 mailtrigger per groep.
2. Zorg ervoor dat u 'Ignore pickup date' activeert
3. Zorg ervoor dat u de verzendtijd 'Scheduled' gebruikt

Alleen op deze manier kunt u meerdere verschillende e-mailsjablonen voor één zending verzenden.