Email verzendcondities instellen

Let op: de verzendcondities gelden voor alle emailtemplates in deze email groep.   1.    Sending trigger  
Hier stel je in op basis waarvan je emails verzonden moeten worden.

• Kies 'New trigger & time'.
   
• Geef de tigger voor desbetreffende emailgroep een naam en tijd.
  
  
• Bij ‘Cost Center’ geef je aan of je de mail voor alle zendingen wil versturen of voor een specifiek cost center.
  
  
• Bij ‘Service Level Time’ en ‘Service Level Other’ geef je aan of je de mail voor alle zendingen wilt versturen of voor een specifiek SLT of SLO.
  
  Denk hier bijvoorbeeld aan een servicelevel zoals 18+ met legitimatie. Hierbij kan de ontvanger middels de mail nogmaals gewezen worden op het feit dat er getekend moet worden door een volwassene met legitimatie. Of dat er een specifieke mail uitgaat voor een afhaal order: hiermee informeer je eenvoudig en automatisch via mail aan de ontvanger dat de order klaarligt om afgehaald te worden.
   
• Bij ‘Recipient’ geef je aan wie de email moet ontvangen: Sender, Receiver, Invoice of Third Party. Er wordt automatisch gekeken naar het emailadres dat je bij het boeken van de zending hebt ingegeven.
  
  
• Bij ‘Shipment Status’ geef je aan bij welke status van de zending de email verzonden moet worden. Dit kan op basis van vervoerders statussen of op basis van Transsmart statussen.
  
  
  • Vervoerders statussen: de status die wij terugkrijgen van de vervoerder. Deze is terug te vinden in je shipment dashboard: bekijk zendingen die op TRNS staan en klik op de 'i' om de statuscode van je vervoerder te zien.
    Let op: alleen wanneer je een geplande verzendtijd gebruikt, kan je zendingen verzenden op basis van de status van de vervoerder.

• De beschikbare Transsmart statussen zijn: BOOK, NEW, LABL, MANI, ACCEP, TRNS, DONE.
  
  

        Let op: er wordt gekeken naar de betreffende status én hoger. Staat je trigger ingesteld op LABL en heeft de zending status 
        MANI, ACCEP, TRNS of DONE, dan wordt de mail alsnog verzonden.

 

2.    Sending time
Je email staat automatisch op inactief (disabled). Om je email te activeren heb je twee opties voor het verzenden: direct of gepland.

• Kies direct of gepland.
  Direct: zodra de zending aan de vereiste triggers voldoet wordt de email verzonden. Iedere 5-10 minuten checkt ons systeem je zendingen op triggers. In dit geval kan het zijn dat je klant een mail met bijvoorbeeld Track & Trace url ontvangt die nog geen resultaat weergeeft. Wil je dit zoveel mogelijk voorkomen, kies dan voor geplande verzending.
  
  Gepland: hier kies je een specifieke dag (of meerdere dagen) en tijdsslot voor verzending. Tijdens de 30 minuten van het tijdsslot wordt de email voor alle zendingen met de juiste triggers verzonden.
  
  Let op: het instellen van geplande mails heeft 1 nacht verwerking nodig in ons systeem. Email direct is actief zodra je de wijzigingen hebt opgeslagen. 
  
  
• Pickup datum
  We houden rekening met de pick up datum van de zending. Alleen voor zendingen met pick up datum vandaag worden emails verstuurd. Boek je vandaag een zending voor over drie dagen, dan zal de email pas over drie dagen worden verzonden.
  Als je altijd emails wilt versturen ongeacht de afhaaldatum kan dit geactiveerd worden via 'Negeer afhaaldatum'. Wanneer deze functionaliteit geactiveerd is worden de emails verstuurd zodra de zending voldoet aan de verzendvoorwaarden ongeacht de ophaaldatum van de zending. Voorbeeld; de zending wordt op maandag opgehaald door de vervoerder, op de zaterdag ervoor wordt de zending geboekt en verzendklaar gemaakt. Met deze functionaliteit ben je in staat om de klant een email te sturen dat de zending is ingepakt en maandag zal worden opgehaald door de vervoerder. 
  
  
• Klik op 'Add time' om je instellingen op te slaan.

Wil je meerdere e-mails versturen op één zending? 

Een aantal aandachtspunten:

• Maak een emailgroup, template en trigger aan per moment dat je een email wilt versturen
• Zorg ervoor dat de functie 'Negeer afhaaldatum' is geactiveerd
• Zorg ervoor dat je de email triggers instelt op 'gepland'

Alleen op deze manier worden er meerdere emails op 1 zending verstuurd.