1. Inleiding
Dit hoofdstuk biedt een overzicht van het document en maakt u vertrouwd met de add-on ShipIT voor Microsoft Dynamics NAV.
1.1 Over ShipIT
ShipIT is een add-on voor Microsoft Dynamics NAV die 1 eenvoudige oplossing biedt om met vervoerders wereldwijd om te gaan. Voor uw transportopdrachten kunt u vervoerders kiezen zoals DHL, UPS, FEDEX, TNT, PostNL, om er maar een paar te noemen. Elk van hen heeft zijn eigen interface, manier van labelen, informatie en notificatie, en dat is lastig te beheren. Daarom heeft idyn ShipIT ontwikkeld, de eenvoudige manier om uw internationale transportopdrachten vanuit uw Microsoft Dynamics NAV te beheren.
Of u nu alleen met een verkooporder of met magazijnzendingen werkt, met één klik gaat u naar ShipIT. Optioneel kunt u uw voorkeursvervoerder selecteren of de tarieven en levertijden bekijken. Zodra uw transport order gereed is, klikt u gewoon op ‘Book & Print’ om deze te verzenden. Het enige wat u hoeft te doen, is het label op de doos plakken. Track & trace-links en statusupdates verschijnen automatisch in Microsoft Dynamics NAV.
ShipIT is ontwikkeld samen met onze partner Transsmart, de toonaangevende leverancier van logistieke data, en zij richten zich op het stroomlijnen van de communicatie tussen vervoerders en ERP-systemen. Transsmart werkt met honderden vervoerdersinterfaces en biedt idyn een naadloze manier om binnen Microsoft Dynamics NAV te werken. Dit maakt het wisselen tussen, of het toevoegen van nieuwe vervoerders, zeer eenvoudig.
De functionaliteit van de add-on omvat de volgende belangrijke kenmerken:
- Carrier-connectiviteit met vrijwel elke vervoerder wereldwijd
- Vervoerder selecteren op basis van de beste tarieven en/of levertijden
- Real-time verbinding via webservices
- Labelprinten rechtstreeks vanuit Microsoft Dynamics NAV
- Afdrukken op elke printer binnen uw organisatie
- Gepersonaliseerde e-mailmeldingen
- Real-time statusinformatie van zendingen
- Real-time track & trace-informatie binnen Microsoft Dynamics NAV
- Freight audit-diensten
- BI-rapportage
- Uitgebreide Service Level Agreements
- Afhaalpunten aanbieden op basis van de locatie van de klant
- Verzendtarieven op basis van de inhoud van het winkelwagentje
- Track & Trace-info direct beschikbaar voor klanten
- Track & trace en andere zendingsinformatie gebruiken in meldingen
1.2 Over dit document
Dit document is een gebruikershandleiding met instructies voor het instellen van de ShipIT add-on voor Microsoft Dynamics NAV. Het bevat specifieke instructies voor het configureren van de add-on. De handleiding beschrijft ook de installatieprocedure.
2. Wat is er nieuw in versie 4.0
Belangrijkste onderwerpen
- Gebruik van API V2 in plaats van API V1.
Houd er rekening mee dat API V1 niet langer wordt ondersteund.
2. Factbox met Transport Order-informatie over alle brondocumenten.
3. Verbeterde Carrier Select, om mogelijke/onmogelijke Carrier/Service Level-combinaties, data en prijzen te tonen.
4. Integratie van handleiding en Online Help rechtstreeks vanuit de applicatie.
5. Vink Item Type aan, zodat items van het type SERVICE niet worden opgenomen in de Transport Order.
6. Betere foutweergave.
7. Debug-mechanisme toegevoegd aan het product, zodat het mogelijk wordt om alle request/response-berichten te loggen.
8. Vullen van veld Origin zodat Transsmart kan zien welke NAV/SI-versie verantwoordelijk is voor het aanmaken van een Transport Order.
9. Extra velden (Route ID, Driver ID) toegevoegd aan de Transport Order.
10. Toegang vanuit Transport Order tot het Transsmart Portal-overzicht, niet alleen de Shipment zelf.
11. Verbeterde afhandeling van Transport Orders in geval van fouten, bijvoorbeeld de mogelijkheid om een bestaande
Transport Order opnieuw te boeken nadat de fout is hersteld.
De gebruikelijke huishouding
- Implementatie van alle bestaande hotfixes van alle SI3.X.X-versies
- Diverse kleine reparaties (onjuiste of ontbrekende bijschriften, enz.)
Documentatie
- Nieuwe handleiding toegevoegd aan het product. Ook beschikbaar vanuit de NAV add-on.
- U kijkt er nu op dit moment naar! :) Feedback is welkom!
3. Hoe u kunt upgraden naar ShipIT V4
Upgrade de ShipIT NAV add-on van 3.00 naar 4.00:
- Upgrade de applicatie
- Update je Transsmart service-URL’s https://xyz.api.transwise.eu naar https://acceptapi.transsmart.com or https://api.transsmart.com voor de productieomgeving.
- Voer je inloggegevens in
- Update Master Data via het menu – hiermee worden alle (nieuwe) Master Data opgehaald van Transsmart
- Controleer/update de mapping van NAV data naar de nieuwe Transsmart Master Data.
Labelprinting
- Deïnstalleer je huidige QZ print utility.
- Installeer de nieuwste Smart Print utility volgens de volgende handleiding: Installing the SmartPrint Client
- Configureer je printerpaden en -namen in het MyTranssmart-portaal met behulp van je e‑mail- en wachtwoordgegevens.
4. Installatie en configuratie
Dit hoofdstuk geeft richtlijnen voor de installatie en configuratie van de ShipIT add-on.
4.1 Installatie
Voordat u de ShipIT installatie in een Microsoft Dynamics NAV-omgeving start, moet een Transsmart account worden verkregen om te kunnen communiceren met de Transsmart webservices voor Transport order-verwerking. Meer info op www.nshift.com of via onze support via deze link. Ook moeten de ShipIT modules beschikbaar zijn in uw Microsoft Dynamics NAV-licentie.
4.1.1 Componenten installeren
Kopieer de vereiste ddl’s naar de map \Add-ins\TranssmartV2\ binnen de NAV servicefolder op de NAV service tier machine(s). Als u meerdere service tiers gebruikt, dan moet u deze taak herhalen voor alle service tiers.
Figuur 2-1: ShipIT en Transsmart installatiecomponenten
Deze componenten worden samen met de objecten geleverd.
4.1.2 NAV-objecten importeren of mergen
Gebruik het FOB-bestand dat overeenkomt met uw NAV doelversie en importeer of merge de objecten indien van toepassing.
Figuur 2-2: NAV-doelversie identificeren
Figuur 2-3: NAV-objecten importeren of samenvoegen
Compileer alle objecten opnieuw, evenals alle MenuSuite-objecten, en start de Dynamics NAV-client opnieuw.
4.2 Upgraden van eerdere versies
Als u een oudere versie van ShipIT upgradet, is het belangrijk om eerst de oude componenten te verwijderen. Zoek de volgende bestanden in de NAV-service-map en verwijder ze. U kunt deze bestanden mogelijk vinden onder: C:\Program Files\Microsoft Dynamics NAV\90\Service of C:\Program Files\Microsoft DynamicsNAV\100\Service.
4.3 Setup
Het menu Setup van de ShipIT add-on bevat meerdere secties, die vrij flexibele configuratiemogelijkheden voor de applicatie bieden, zowel binnen Microsoft Dynamics NAV als met Transsmart. Dit hoofdstuk beschrijft de algemene ShipIT-setup, de gebruikerssetup, en hoe u mappings instelt voor de vervoerder, verzendmethode, valuta en land of regio. Dit hoofdstuk beschrijft ook Transsmart-specifieke settings die worden gebruikt door de ShipIT applicatie.
4.3.1. Administratie-setup
Om toegang te krijgen tot de Administration Setup, gaat u in Microsoft Dynamics NAV naar Departments > ShipIT >Setup. Het menu Setup bevat de volgende items:
Figuur 2-4: ShipIT-setupmenu-items
4.3.2 ShipIT gebruikersinstellingen
Kies ShipIT User Setup en voer alle relevante Dynamics NAV-gebruikers en hun respectieve Transsmart inloggegevens in.
Figuur 2-5: ShipIT User Setup
Alle gebruikers kunnen hun eigen persoonlijke account hebben of hetzelfde Transsmart account delen voor het hele bedrijf, afhankelijk van de verscheidenheid aan gebruikersspecifieke printer settings.
4.3.3 ShipIT Setup
Ga vanuit Departments > ShipIT > Setup naar ShipIT Setup en vul alle nodige velden in.
Figuur 2-6: ShipIT Setup
De tabel ShipIT Setup Fields Description hieronder geeft alle beschikbare velden, waardeopties en description van gebruik voor de pagina ShipIT Setup weer.
Tabel 2-1: ShipIT Setup Fields Description
4.3.4 Transsmart stamgegevens bijwerken
Begin in ShipIT Setup met het invoeren van de API Base URL (in dit voorbeeld een test-URL)
Figuur 2-7: ShipIT Setup General FastTab Transsmart URL's
Klik op Update Master Data om verbinding te maken met Transsmart webservices en alle beschikbare Transsmart stamgegevens te downloaden:
Figuur 2-8: ShipIT Setup Transsmart stamgegevens
In het onderstaande voorbeeld zijn twee beschikbare Carrier ID’s gedownload. In de volgende stappen moeten deze ID’s worden gekoppeld aan uw Microsoft Dynamics NAV Shipping Agents, Shipment Methods, Currencies en Country/Region codes. Klik in ShipIT > Setup > Transsmart Master Data op Carriers.
Figuur 2-9: ShipIT Setup Transsmart Stamgegevens, Vervoerders
Selecteer een regel en klik op Carrier Profiles om details te bekijken van bepaalde verzendmethoden die beschikbaar zijn bij deze vervoerder en welke methoden zijn ‘gemapt’ met uw Dynamics NAV.
Figuur 2-10: ShipIT Setup Transsmart Stamgegevens, Carrier Profiles
Onderstaand voorbeeld toont de lijst met Shipment Method*s, aangeduid als *Incoterms, die beschikbaar zijn van Transsmart:
Figuur 2-11: ShipIT Setup Transsmart Stamgegevens, Incoterms
De volgende stap is om de gedownloade codes te ‘mappen’ naar uw Dynamics NAV-codes.
4.3.5 Mappen van Dynamics NAV-codes naar Transsmart-codes
Vanuit Departments > ShipIT > Setup > Administration ‘mapt’ u de codes die zijn gedownload van Transsmart naar uw Dynamics NAV-codes, volgens het onderstaande voorbeeld. Minstens één Dynamics NAV-code moet ‘gemapt’ zijn aan een Transsmart code voor alle vermelde onderwerpen:
- Shipping Agent-koppelingen
- Verzendmethode-koppelingen
- Valutakoppelingen
- Country/Region-koppelingen
4.3.6 Shipping Agent Service-koppelingen
Ga naar Shipping Agent-koppelingen en selecteer een regel:
Figuur 2-12: ShipIT-instelling, Shipping Agent-koppelingen
Klik op Shipping Agent Service Mappings en voer de waarden in die de Shipping Agent Service Code, Description en Transsmart code beschrijven die zullen verwijzen naar uw selectie.
Figuur 2-13: ShipIT-instelling, Shipping Agent Service-koppelingen
In het voorbeeld is de Dynamics NAVShipping Agent-code DHL ‘gekoppeld’ aan Transsmart Carrier ID 5, met een serviceniveau 1DAY.
4.3.7 De configuratie verifiëren
Om de ShipIT configuratie te verifiëren, gaat u naar Departments > ShipIT > Setup > ShipIT Setup. Klik op de pagina ShipIT Setup op Verify Setup en verifieer uw configuratie via de pagina Setup Verification Result:
Figuur 2-14: Controleer ShipIT-configuratie, resultaat
Controleer of alle benodigde velden en tabellen correct zijn geconfigureerd. Ga terug om de mapping of gegevenssynchronisatie te voltooien en voer de setup-verificatie opnieuw uit om een succesvolle afronding van de setup te garanderen. Raadpleeg de tabel in het hoofdstuk ShipIT Setup om de inrichting van alle andere vereiste waarden te voltooien en settings om te configureren hoe ShipIT zich zal gedragen in uw Dynamics NAV -applicatie.
5. Uitvoeren van de functionaliteit
Dit hoofdstuk geeft een overzicht van de ShipIT add-on functionaliteit die beschikbaar is binnen Microsoft Dynamics NAV en enkele veelvoorkomende use cases.
5.1 Test Transport Order
Nadat de setup van de ShipIT add-on is voltooid, kunt u uw applicatie testen en beginnen met het aanmaken van Transport Orders. Ga bijvoorbeeld naar Sales Orders, klik op New en maak een normale Sales Order aan.
Figuur 3-1: Gebruik van ShipIT, Sales Order aanmaken
Zorg ervoor dat u de waarden selecteert die zijn ‘gemapt’ aan Transsmart waarden in de velden Shipment Method, Shipping Agent en Agent Service, anders wordt er geen Transport Order aangemaakt op basis van deze Sales Order. Voer daarna de Item-regels in op uw Sales Order en klik op Create Transport Order op het tabblad Actions in het lint. Als er een Transport Order is aangemaakt, ziet u dit dialoogvenster waarmee u direct naar de Transport Order kunt gaan.
Figuur 3-2: Gebruik van ShipIT, melding bij succesvol aangemaakte Transport Order
Klik op Yes en bekijk de resulterende Transport Order:
Figuur 3-3: Gebruik van ShipIT, resulterende Transport Order
De Factbox met Transsmart details geeft codes weer die verwijzen naar de geselecteerde Shipping Agent, Shipment Method en Shipment Service. Ga terug naar de geboekte Sales Order en merk op dat de Transport Order Details Factbox is gevuld met de beschikbare logistieke informatie:
Figuur 3-4: Gebruik van ShipIT, Transport Order Factbox op de verkooporder
De Transport Order is klaar om te worden geboekt en afgedrukt!
5.2 Transport Orders
Om de lijst Transport Orders te openen, ga naar Departments > ShipIT > Order Processing > Lists en klik op Transport Orders:
Figuur 3-5: Gebruik van ShipIT, lijst Transport Orders
De lijst met acties die beschikbaar zijn voor de Transport Orders wordt weergegeven in de onderstaande afbeelding:
Figuur 3-6: Gebruik van ShipIT, actielijst Transport Orders
Selecteer een willekeurige Transport Order-regel in de lijst en klik op View of Edit om de Transport Order Card te openen.
Figuur 3-7: Gebruik van ShipIT, Transport Order Card, actielijst
De velden op de Transport Order-kaart spreken voor zich. Het is vermeldenswaard dat de Additional References FastTab niet aanwezig is in de NAV-database en bedoeld is als een manier om nuttige informatie op te slaan, bijvoorbeeld Driver ID of Route ID. Transsmart gaat enkele waarden in dit veld gebruiken voor preciezere kostencalculaties en een betere logistiek. De lijst met acties die beschikbaar is op de Transport Order Card lijkt sterk op de Transport Orders List en wordt weergegeven in de onderstaande afbeelding:
Figuur 3-8: Gebruik van ShipIT, Transport Orders Actions List
Om automatisch de mogelijke en beschikbare combinaties van Shipping Agent, Shipment Method en Shipment Service te berekenen, klikt u op Carrier Select in het lint.
Figuur 3-9: Gebruik van ShipIT, Carrier Select List
De voldoende regels worden gemarkeerd met een groene kleur, terwijl de foutieve combinaties in het rood worden gemarkeerd. Transport Order-verwerking wordt ondersteund door gebruiksvriendelijke foutafhandeling. Als u vergeten bent een Shipping Agent toe te voegen en op Book hebt geklikt, kunt u teruggaan, de fout herstellen en de Transport Order opnieuw boeken.
Figuur 3-10: Gebruik van ShipIT, boeken van Transport Order met fouten
In het bovenstaande voorbeeld geeft de fout duidelijk aan dat een Shipping Agent Code een waarde moet hebben, wat het achterhalen van de oorzaak van een mislukte verwerking sterk vereenvoudigt. Omdat er in Dynamics NAV geen rapporten zijn die ShipIT informatie bevatten, is het mogelijk om met de add-on een lijst met rapporten per Transport Order te maken. Om de lijst met rapporten te maken klikt u op Reports op het tabblad Transsmart op het lint.
Deze rapporten worden op een specifiek moment gebruikt (afgedrukt) tijdens de afhandeling van een Transport Order (bijvoorbeeld vóór of na het boeken). De NAV partner en eindklant moeten bepalen op welk moment de rapporten worden afgedrukt. Daarnaast moeten zij beslissen of er automatisch een standaardset rapporten aan een Transport Order wordt gekoppeld.
5.3 Transport Worksheet
Ga naar Departments > ShipIT > Order Processing > Tasks en klik op Transport Worksheet. Gebruik de filter om de brondocumenten op te halen (bijvoorbeeld op Shipping Agent), en maak meerdere *Transport Orders* aan vanuit de regels van de brondocumenten.
Figuur 3-11: Gebruik van ShipIT, verwerking in Transport Worksheet
5.4 Archiveren van Transport Orders
Het is soms nodig om een Transport Order te archiveren, maar geen daadwerkelijke transportboeking te maken. Met ShipIT is het mogelijk om een Transport Order te archiveren zonder een boeking naar Transsmart uit te voeren. Om de gearchiveerde Transport Orders te bekijken, ga naar Departments > ShipIT > Order Processing > Archive en klik op Archived Transport Orders.
Figuur 3-12: Gebruik van ShipIT, Transport Orders archiveren
Bijgevoegd is het document ShipIT 4.0, dit is een gebruikershandleiding met een gids voor het instellen van de ShipIT add-on voor Microsoft Dynamics NAV.
Het bevat specifieke instructies voor het configureren van de add-on. De gids behandelt ook de installatieprocedure.