In ons portaal kun je een zending op 2 verschillende manieren boeken; via de ‘Book’-knop of de ‘Print’-knop. Wanneer je op Book klikt, wordt de zending geboekt maar het label wordt nog niet geprint, dus om het label te print moet je ook op print klikken. Dit kan echter sneller, omdat de ‘print’-knop gelijkstaat aan book + print, zodat je de zending kunt boeken en het label kunt print met slechts 1 klik.
Het bovenstaande is van toepassing wanneer je op Book of Print klikt vanuit de zending zelf. Het werkt iets anders vanuit het ‘Manage shipments’-overzicht. Wanneer je een zending in het overzicht selecteert en op Print klikt, wordt de zending niet opnieuw geboekt maar wordt alleen een Print-actie uitgevoerd.
Het verschil tussen deze knoppen is vooral belangrijk voor online koppelingen die werken met orderannuleringen via e-mail. In deze koppelingen wordt een PDF-bestand naar de vervoerder gestuurd wanneer een zending wordt geannuleerd of opnieuw geboekt. Op deze manier weet de vervoerder dat zij de order uit hun systeem kunnen verwijderen of kunnen overschrijven met een nieuwe order.
Wanneer je bij het boeken met deze vervoerders eerst de ‘Book’-knop en daarna de ‘Print’-knop gebruikt, wordt er een boeking gemaakt en wordt direct daarna een annulerings-e-mail verstuurd, gevolgd door een nieuwe boeking.
Om te voorkomen dat deze vervoerders 2 boekingen voor 1 zending ontvangen, waarvan de 1e wordt geannuleerd, zijn er verschillende opties:
- Als je een zending wilt boeken en het label direct wilt print, gebruik dan alleen de ‘print’-knop. Op deze manier wordt de zending één keer geboekt en ontvang je direct het label.
- Als je een zending wilt boeken en het label later wilt print, gebruik dan alleen de ‘Book’-knop bij het aanmaken van de zending. Je kunt het label later print door de zending te selecteren in Manage shipments en bovenaan het overzicht op print te klikken.
- Als je een zending wilt boeken, het label direct wilt print en het label later nogmaals wilt print, gebruik dan alleen de ‘print’-knop. Eerst tijdens het aanmaken van de zending en later vanuit het Manage shipments-overzicht.