E-mailsjabloon aanmaken
1. Selecteer de sjabloon die u wilt wijzigen of selecteer "New template".
2. Geef deze sjabloon een duidelijke naam
Bijvoorbeeld "Pick up Point pick-up mail NL". Deze naam is alleen zichtbaar voor uzelf.
3. E-mails verzenden op basis van landcode of taalcode
De opties in deze dropdown zijn afhankelijk van uw configuratie van de instelling voor uw e-mailsjabloon in Account Settings (https://my.transsmart.com/dashboard/account/settings). Raadpleeg deze instelling en de extra informatie onder de i-knop om precies te begrijpen hoe deze instelling werkt. Het is zeer belangrijk om de juiste instelling te kiezen op basis van hoe u uw zendingen boekt. Als u daar de instelling op taalcode configureert, dan bevat de dropdown in de mailsjabloon alleen taalcodes en vice versa.
Als u e-mails wilt verzenden op basis van de landcode in uw zendingen, plaats dan deze landcode in de naam van uw sjabloon.
Voorbeeld: GB - Your shipment is on its way. Of: NL - Je bestelling is onderweg.
Als uw zending een landcode heeft die niet in uw sjablonen voorkomt, zal ons systeem automatisch GB kiezen.
4. E-mails verzenden op basis van mailtype
Als u e-mails wilt verzenden op basis van mailtype, stel dan de juiste waarde in. Deze ligt tussen 0 en 255.
5. Afzender van de e-mail.
Het afzenderadres kan bijvoorbeeld noreply@yourcompany.nl of info@yourcompany.nl zijn. Een andere optie is om de bedrijfsnaam in het afzenderadres op te nemen. Dit doet u door de bedrijfsnaam te schrijven met daarachter het e-mailadres tussen <>. Voorbeeld: Company name <info@yourcompany.nl>
Dit ziet er als volgt uit:
Let op: deze e-mails worden door Transsmart namens u verzonden. Om de e-mails te kunnen verzenden moet Transsmart worden opgenomen in de SPF-records met include: spf.transsmart.com. Als u dit niet doet, komen de e-mails niet aan of belanden ze automatisch in de spammap.
- Weet u niet zeker hoe u de SPF-records moet aanpassen? Uw IT-beheerder kan dit waarschijnlijk voor u regelen.
- Wilt u controleren of Transsmart al is toegevoegd? Gebruik dan bijvoorbeeld de tool mxtoolbox.
In het artikel "Increase delivery reliability of emails with SPF records" vindt u meer informatie.
6. De BCC.
Wij raden aan om het e-mailadres van de afzender (archiefmailbox) standaard in de BCC te plaatsen. Zo weet u zeker dat de e-mails zijn verzonden en welke informatie ze bevatten. Om meerdere e-mailadressen in de BCC te plaatsen, voert u e-mailadres 1 in gevolgd door een komma en een spatie: info@company.com, info@company2.com.
7. Het onderwerp van de e-mail.
U kunt een statisch onderwerp of een dynamisch onderwerp gebruiken. Een dynamisch onderwerp bevat bijvoorbeeld het ordernummer of de referentie van de zending.
Voorbeeld:
- Uw bestelling is verzonden!
- Uw bestelling is verzonden bij "company name".
- Uw bestelling Shipment123 is verzonden (in de sjablooncode: Your order $additional.get('YOUR_REFERENCE') has been shipped).
- Uw bestelling Zending123 is klaar om afgehaald te worden! (in de sjablooncode: Your order $additional.get('YOUR_REFERENCE') is ready to be picked up!).
- Bestelling 123 is vandaag door ons verzonden (in de sjablooncode: Order $additional.get('CUSTOMERORDER') has been shipped by us today.
-
U kunt hier ook zendingsgegevens ophalen om deze in het onderwerp te tonen. U moet hiervoor een foreach-loop gebruiken. Bijvoorbeeld:
#foreach($!item in $!shipments)Trace your $!item.ccl.get('CARRIERLONGNAME') shipment from «$!item.adr.get('SEND').get('adr_name')» #end
8. De e-mail zelf: de inhoud.
Er zijn verschillende opties en variabele velden die u in de inhoud kunt gebruiken.
-
De inhoud van uw e-mail moet in HTML worden opgemaakt.
U kunt de huidige versies van HTML en CSS gebruiken.
-
Afbeeldingen moeten publiek beschikbaar zijn via een URL.
Voorbeeld http://www.company.com/image1.jpg. Het maakt niet uit welk formaat u gebruikt. Het is niet mogelijk om afbeeldingen op onze server op te slaan. Zorg ervoor dat u een .jpg-bestandsextensie gebruikt, aangezien andere bestandsextensies mogelijk niet worden weergegeven in Outlook/mailclients van uw klanten.
-
Inline-css moet worden gebruikt.
-
Eigen HTML.
Het is mogelijk om uw eigen HTML te gebruiken. Ga naar de editor, klik op de drie puntjes en kies vervolgens het <> codeweergavesymbool. Plak hier uw HTML-code en u bent klaar!
Bekijk de oplossing van de Usage of HTML code for tables with Transsmart variables om de Transsmart-zendingsvariabelen correct in de HTML-code te implementeren.
8.1 Gebruik van variabele velden.
Binnen ons systeem zijn er verschillende soorten tabellen die u kunt gebruiken. U kunt deze direct selecteren en invoegen vanuit de editor binnen MyTranssmart.
Klik op de drie puntjes in de rechterbovenhoek om meer opties te openen.
Verzendinformatie: bijvoorbeeld de variabelen kostenplaats, vervoerder, instructies, track&trace url en aantal pakketten.
Referenties: bijvoorbeeld de variabelen ordernummer, uw referentie, projectnummer, enz.
Pakketinformatie: bijv. de variabelen HS-code, land van herkomst, omschrijving, aantal stuks, enz. Let op: alleen beschikbaar voor referenties op zendingsniveau.
Adressen: dit bevat alle adresvelden van het verzend-, ontvangst-, factuur- en derde partijadres.
Aanhef: dit bevat de velden contactpersoon van de afzender, ontvanger, factuur en derde partij.
Belangrijk: een #foreach ($!Item in $!Shipments) en een #end zijn vereist. Dit om een zogenaamde loop te maken en ervoor te zorgen dat de informatie van de zending wordt gebruikt.
Let vooral op de informatie uit de pakbonregels, want hiervoor is een extra loop nodig, namelijk: #foreach ($!Delnote in $!Item.delivery). Dit moet dan als volgt worden geïmplementeerd:
#foreach($!item in $!shipments)#foreach($!delnote in $!item.delivery)
de betreffende $!delnote.get('x') tags die u uit de boeking wilt ophalen
#end
Deze tags worden automatisch toegevoegd aan de variabelen wanneer u ze via de knoppen in de editor aan uw sjabloon toevoegt. Onderaan dit artikel vindt u alle mogelijke variabelen.
8.2 Track-and-trace URL achter een afbeelding of tekst
In de editor is het eenvoudig gemaakt om de track-and-trace URL achter een afbeelding of bepaalde tekst te plaatsen.
Track-and-trace URL achter een afbeelding:
- Voeg de afbeelding toe aan uw e-mail.
- Klik op de afbeelding en kies 'Insert link'.
- Klik bovenaan op het vergrootglas en kies Track & trace URL.
- Optioneel kunt u kiezen of de URL in een apart tabblad moet worden geopend.
- Klik op Update en de wijzigingen worden opgeslagen.
Track-and-trace URL achter tekst:
- Selecteer de tekst waarna u de track-and-trace URL wilt plakken
- Klik bovenaan in de editor op 'Insert link'
- Klik bovenaan op het vergrootglas en kies Track & trace URL.
- Wijzig de tekst die u klikbaar wilt maken in de e-mail.
- Optioneel kunt u kiezen of de URL in een apart tabblad moet worden geopend.
- Klik op Update en de wijzigingen worden opgeslagen.
8.3 Voorbeeld e-mail
Hoi!
#foreach ($!item in $!shipments)
Uw bestelling met referentie $!item.additional.get('YOUR_REFERENCE') is vandaag door ons verzonden naar:
$!item.adr.get('RECV').get('adr_name')
$!item.adr.get('RECV').get('adr_contact')
$!item.adr.get('RECV').get('adr_street1') $!item.adr.get('RECV').get('adr_houseno')
$!item.adr.get('RECV').get('adr_zip')
$!item.adr.get('RECV').get('adr_city')
$!item.adr.get('RECV').get('adr_country')
U kunt de status van uw zending volgen via $!item.shipment.get('shr_tt_url')
#end
Met vriendelijke groet, Company name
8.4 Aanvullende opties voor uw e-mail
Gepersonaliseerde aanhef:
#foreach ($!item in $!shipments)
Beste $!item.adr.get('RECV').get('adr_contact')
#end
Geef aan met welke vervoerder de zending wordt verzonden:
#foreach ($!item in $!shipments)
Uw bestelling wordt verzonden door $!item.ccl.get('CARRIERLONGNAME')
#end
Zendingsinformatie:
#foreach ($!item in $!shipments)
Gewicht van de zending: $!item.shipment.get('shr_weight')
Aantal pakketten: $!item.shipment.get('shr_colli')
#end
Deze levering bevat de volgende artikelen:
| Artikelnummer | Omschrijving | Aantal |
| #foreach($!delnote in $!item.delivery) | ||
| $!delnote.get('dnl_article_id') | $!delnote.get('dnl_description') | $!delnote.get('dnl_quantity') |
| #end | ||
9. De e-mail testen
Is uw e-mail naar wens? Dan kunt u nu de e-mail testen om te zien hoe deze naar klanten wordt verzonden.
- Sla uw wijzigingen op
- Klik op ‘Send a test mail’.
- Voer het e-mailadres in waarop u de testmail wilt ontvangen.
- U kunt een referentie van een van uw zendingen toevoegen, zodat u direct kunt zien of alle variabele velden correct zijn ingevuld.
10. Sjabloon dupliceren
Bent u volledig tevreden met uw sjabloon? U kunt deze dupliceren zodat u deze eenvoudig kunt hergebruiken voor een andere taalversie of met gegevens van een van uw andere bedrijven/merken.
- Klik op "Duplicate template"
- Geef uw sjabloon een nieuwe naam en sla deze op.
- U kunt deze gedupliceerde sjabloon vervolgens naar wens bewerken.
11. Alle beschikbare variabelen
Hieronder vindt u de variabele velden gegroepeerd per categorie:
Zendingsinformatie
#foreach($!item in $!shipments)
Gewichtseenheid: $!item.shipment.get('shr_weight_uom')
Gewicht van de zending: $!item.shipment.get('shr_weight')
Waarde van de zending: $!item.shipment.get('shr_value')
Valuta van de waarde: $!item.shipment.get('shr_value_currency')
Track en trace URL: $!item.shipment.get('shr_tt_url')
Gevraagde levertijd tot: $!item.shipment.get('shr_delivery_req_time_to')
Gevraagde levertijd: $!item.shipment.get('shr_delivery_req_time')
Gevraagde leverdatum: $!item.shipment.get('shr_delivery_req_date')
Afhaaltijd tot: $!item.shipment.get('shr_pickup_time_to')
Afhaaltijd: $!item.shipment.get('shr_pickup_time')
Afhaaldatum: $!item.shipment.get('shr_pickup_date')
Lademeters zending: $!item.shipment.get('shr_loadmeter')
Lademeters berekend: $!item.shipment.get('shr_loadmeter_calculated')
Instructie: $!item.shipment.get('shr_instruct')
Incoterm: $!item.shipment.get('shr_incoterms')
Omschrijving: $!item.shipment.get('shr_descr')
Naam vervoerder: $!item.ccl.get('CARRIERLONGNAME')
Aantal pakketten: $!item.shipment.get('shr_colli')
Kostenplaats: $!item.shipment.get('shr_costcenter')
#end
Referenties
#foreach($!item in $!shipments)
Uw referentie: $!item.additional.get('YOUR_REFERENCE')
Zendingreferentie: $!item.shipment.get('shr_reference')
Servicepunt: $!item.additional.get('SERVICEPOINT')
Route-ID: $!item.additional.get('ROUTE_ID')
Project: $!item.additional.get('PROJECT')
Overig: $!item.additional.get('OTHER')
Ordernummer: $!item.additional.get('ORDER')
Locatie: $!item.additional.get('LOCATION')
Engineer: $!item.additional.get('ENGINEER')
Chauffeur-ID: $!item.additional.get('DRIVER_ID')
Pakbon: $!item.additional.get('DELIVERYNOTE')
Leverings-ID: $!item.additional.get('DELIVERYID')
Klantordernummer: $!item.additional.get('CUSTOMERORDER')
Consolidatiereferentie: $!item.additional.get('CONSOLIDATION_REF')
Agentreferentie: $!item.additional.get('AGENTREFERENCE')
Factuur: $!item.additional.get('INVOICE')
#end
Pakboninformatie
#foreach($!item in $!shipments) #foreach($!delnote in $!item.delivery)
Aantal eenheid: $!delnote.get('dnl_quantity_uom')
Valuta van de prijs: $!delnote.get('dnl_currency')
Prijs per stuk: $!delnote.get('dnl_price')
Besteld aantal: $!delnote.get('dnl_quantity_order')
Nabesteld aantal: $!delnote.get('dnl_quantity_backorder')
Aantal: $!delnote.get('dnl_quantity')
Omschrijving: $!delnote.get('dnl_description')
Land van herkomst: $!delnote.get('dnl_country_origin')
Serienummer artikel: $!delnote.get('dnl_serial_no')
Artikel-ID: $!delnote.get('dnl_article_id')
HS-code artikel: $!delnote.get('dnl_hscode')
#end #end
Adressen
#foreach($!item in $!shipments)
Postcode derde partij: $!item.adr.get('3PTY').get('adr_zip')
Straat 3 derde partij: $!item.adr.get('3PTY').get('adr_street3')
Straat 2 derde partij: $!item.adr.get('3PTY').get('adr_street2')
Straat en huisnummer derde partij: $!item.adr.get('3PTY').get('adr_street1') $!item.adr.get('3PTY').get('adr_houseno')
Naam derde partij: $!item.adr.get('3PTY').get('adr_name')
Land derde partij: $!item.adr.get('3PTY').get('adr_country')
Contact derde partij: $!item.adr.get('3PTY').get('adr_contact')
Plaats derde partij: $!item.adr.get('3PTY').get('adr_city')
Postcode afzender: $!item.adr.get('SEND').get('adr_zip')
Straat 3 afzender: $!item.adr.get('SEND').get('adr_street3')
Straat 2 afzender: $!item.adr.get('SEND').get('adr_street2')
Straat en huisnummer afzender: $!item.adr.get('SEND').get('adr_street1') $!item.adr.get('SEND').get('adr_houseno')
Naam afzender: $!item.adr.get('SEND').get('adr_name')
Land afzender: $!item.adr.get('SEND').get('adr_country')
Contact afzender: $!item.adr.get('SEND').get('adr_contact')
Plaats afzender: $!item.adr.get('SEND').get('adr_city')
Postcode ontvanger: $!item.adr.get('RECV').get('adr_zip')
Straat 3 ontvanger: $!item.adr.get('RECV').get('adr_street3')
Straat 2 ontvanger: $!item.adr.get('RECV').get('adr_street2')
Straat en huisnummer ontvanger: $!item.adr.get('RECV').get('adr_street1') $!item.adr.get('RECV').get('adr_houseno')
Naam ontvanger: $!item.adr.get('RECV').get('adr_name')
Land ontvanger: $!item.adr.get('RECV').get('adr_country')
Contact ontvanger: $!item.adr.get('RECV').get('adr_contact')
Plaats ontvanger: $!item.adr.get('RECV').get('adr_city')
Postcode factuuradres: $!item.adr.get('INVC').get('adr_zip')
Straat 3 factuuradres: $!item.adr.get('INVC').get('adr_street3')
Straat 2 factuuradres: $!item.adr.get('INVC').get('adr_street2')
Straat en huisnummer factuuradres: $!item.adr.get('INVC').get('adr_street1') $!item.adr.get('INVC').get('adr_houseno')
Naam factuuradres: $!item.adr.get('INVC').get('adr_name')
Land factuuradres: $!item.adr.get('INVC').get('adr_country')
Contact factuuradres: $!item.adr.get('INVC').get('adr_contact')
Plaats factuuradres: $!item.adr.get('INVC').get('adr_city')
#end
Aanhef
#foreach($!item in $!shipments)
Contact derde partij: $!item.adr.get('3PTY').get('adr_contact')
Contact afzender: $!item.adr.get('SEND').get('adr_contact')
Contact ontvanger: $!item.adr.get('RECV').get('adr_contact')
Contact factuuradres: $!item.adr.get('INVC').get('adr_contact')
#end