Het is mogelijk om een zending in Portal te anonimiseren in overeenstemming met de vereisten van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming / GDPR).
Als een klant uw bedrijf vraagt om alle informatie over hem of haar te verwijderen, kunt u in Portal de anonimisatiefunctie gebruiken om hun verzendingsgegevens te verwijderen. Geanonimiseerde gegevens worden volgens de AVG niet beschouwd als persoonsgegevens.
Om uw verzendingsstatistieken nauwkeurig te houden, is het in uw voordeel om verzendingsgegevens te anonimiseren in plaats van zendingen te verwijderen.
Meer informatie over:
- Een enkele zending anonimiseren
- Een jaar aan verzendingsgegevens anonimiseren
-
Automatische anonimisering van verzendingsgegevens
Een enkele zending anonimiseren
Volg deze stappen om een enkele zending te anonimiseren:
- Log in op nShift Portal. U moet "Owner" zijn of een gebruiker met rechten voor gegevensanonimisering om zendingen te kunnen anonimiseren.
- Zoek de zending die u wilt anonimiseren. U kunt het zoekveld op de startpagina gebruiken.
- Klik op Edit bij het ontvangersadres.
- Klik op Anonymize personal data en vervolgens op YES om uw actie te bevestigen. Uw actie is onomkeerbaar en gegevens kunnen niet worden hersteld!
- Sluit de zending. De volgende keer dat u de zending opent, is deze geanonimiseerd. Als u met de muis over het hangslotpictogram beweegt, kunt u zien wanneer de anonimisering is uitgevoerd en door wie.
Een jaar aan verzendingsgegevens anonimiseren
Volg deze stappen om één of meer jaren aan verzendingsgegevens te anonimiseren:
- Log in op nShift Portal en ga naar Settings > Company Management > Storage management.
- Scroll naar beneden op de pagina en klik op het tabblad met de naam Anonymise your data.
- Selecteer de juiste installatie in de vervolgkeuzelijst.
- Klik op de naam van de actor of het Member Account waarvan u gegevens wilt anonimiseren (vink het selectievakje ernaast niet aan – dit wordt gebruikt voor het afgeven van een volmacht). Als u alleen de jaren aanvinkt, wordt de gehele installatie geselecteerd.
- Selecteer de jaren waarvan u gegevens wilt anonimiseren en klik op Anonymize selected.
- Vervolgens ontvangt u een e-mail met een bevestigingslink. Lees de e-mail aandachtig en klik op de link om door te gaan met het anonimiseren van de gegevens. De bevestigingslink is 24 uur geldig en het proces start zodra u op de link klikt.
Automatische anonimisering van verzendingsgegevens
U kunt automatische doorlopende anonimisering van verzendingsgegevens instellen door een volmacht af te geven waarmee nShift gegevens ouder dan een bepaald aantal dagen automatisch mag anonimiseren. Let op: geanonimiseerde gegevens kunnen nooit worden hersteld, ook niet als u de volmacht intrekt.
- Ga naar nShift Portal > Settings > Company Management > Storage management.
- Scroll naar beneden op de pagina en klik op het tabblad met de naam Anonymise your data.
- Vink de vakjes aan naast de Actors of Member Accounts waarvoor u een volmacht wilt afgeven. Als u niets aanvinkt, wordt de gehele installatie geselecteerd.
- Voer het aantal dagen in dat uw gegevens oud moeten zijn voordat de automatische anonimisering plaatsvindt en klik op Issue Power of Attorney:
- Er wordt nu een e-mail naar u verzonden met een bevestigingslink. Klik op de link om door te gaan met het afgeven van de volmacht. De link is 24 uur geldig. (U kunt de volmacht op elk moment intrekken.)
- U wordt doorgestuurd naar nShift Portal en er wordt een bevestigingsbericht weergegeven. Uw automatische anonimisering is nu actief.
- Als u de volmacht wilt intrekken, gaat u naar de pagina Storage Management en vinkt u het vakje aan naast de installatie, actor of het Member Account met automatische verwijdering.
- Klik op Withdraw Power of Attorney.