Access Management helpt u te bepalen wat gebruikers kunnen zien en doen in nShift Portal. Door toegangsgroepen aan te maken, kunnen organisaties rollen definiëren zoals Administrator, Support, Regular user of Read-only viewer enzovoort, en ervoor zorgen dat medewerkers toegang hebben tot de gegevens en functionaliteit die ze nodig hebben, zonder onnodige machtigingen toe te kennen.
Voor organisaties met meerdere dochterondernemingen, merken of bedrijfseenheden helpt Access Management ook om toegang tussen organisaties van elkaar te scheiden. Hierdoor kunnen bedrijfseigenaren gebruikers binnen elke organisatie beheren en er tegelijkertijd voor zorgen dat gebruikers alleen de gegevens zien die relevant zijn voor hun eigen bedrijf of dochteronderneming.
Secties in dit artikel:
- Inleiding tot Access Management
- Gemigreerde gegevenstoegang
-
Gebruiksscenario's
- Gebruiksscenario A - een bedrijf met één organisatie
- Gebruiksscenario B - een bedrijf met meerdere organisaties - Verwachte resultaten en best practices
- Access Management versus Configuration Data Access
Opmerking: Access Management moet voor uw bedrijf zijn geactiveerd voordat u het kunt gebruiken. Neem contact op met nShift Customer Service om aan de slag te gaan.
Inleiding tot Access Management
Toegang is opgebouwd uit drie componenten die u combineert om aan te sluiten op de structuur van uw organisatie.
1. Functionaliteitssets
Functionaliteitssets bepalen welke acties een gebruiker kan uitvoeren. U kunt bijvoorbeeld één set maken voor gebruikers met alleen-lezenrechten (alleen rapporten), een andere voor supportmedewerkers (gebruikers opzoeken en rapporteren) en een uitgebreidere set voor administrators (volledig beheer van gebruikers en instellingen). Bekijk hier een overzicht van de functionaliteiten.
2. Gegevenssets
Gegevenssets bepalen welke gegevens een gebruiker kan zien. In een bedrijf met meerdere regio's, merken of bedrijfseenheden kan elk team worden beperkt tot alleen de relevante organisaties, locaties en accounts.
3. Toegangsgroepen
Een toegangsgroep kan een gegevensset, een functionaliteit of beide bevatten. Nadat de groep is aangemaakt, kunnen gebruikers eraan worden toegewezen. De groep bepaalt welke acties een gebruiker kan uitvoeren en met welke gegevens de gebruiker kan werken.
Veelvoorkomende rolpatronen
Hieronder staan voorbeelden van hoe u rollen binnen één bedrijf kunt structureren:
| Rol | Functionaliteitsset | Gegevensset |
|---|---|---|
| Viewer | Alleen rapporten | Eigen bedrijfseenheid |
| Support | Gebruikers opzoeken, zendingen bekijken | Alle bedrijfseenheden |
| Reguliere gebruiker | Standaard verzendactiviteiten | Eigen bedrijfseenheid |
| Administrator | Volledige toegang incl. gebruikersbeheer | Alle bedrijfseenheden |
U kunt zoveel combinaties maken als uw organisatie nodig heeft, bijvoorbeeld een regionale administrator die gebruikers binnen de eigen regio kan beheren, maar geen gegevens uit andere regio's kan zien.
Gemigreerde gegevenstoegang
Voor bestaande klanten wordt een speciaal migratieproces gebruikt wanneer toegangsgroepen worden ingeschakeld.
Tijdens de migratie worden automatisch toegangsgroepen aangemaakt om de huidige toegang van iedere gebruiker te behouden. Deze gemigreerde toegangsgroepen bevatten geen gegevenssets of functionaliteitssets. In plaats daarvan worden machtigingen rechtstreeks aan de toegangsgroep toegewezen, overeenkomstig de toegang die gebruikers vóór de migratie hadden.
Om gemigreerde machtigingen duidelijk te herkennen, worden alle gemigreerde gegevenssets en functionaliteitssets gemarkeerd als Legacy Access.
Na verloop van tijd kunnen administrators deze gemigreerde toegangsgroepen vervangen door nieuwe toegangsgroepen die zijn opgebouwd met gegevenssets en functionaliteitssets. Hierdoor is een geleidelijke overgang naar het nieuwe toegangsmodel mogelijk zonder bestaande gebruikerstoegang te verstoren.
Als gevolg hiervan kan een gemigreerd bedrijf aanvankelijk meerdere automatisch aangemaakte toegangsgroepen en meerdere Legacy Access-gegevenssets en -functionaliteitssets hebben waarin historische machtigingen behouden blijven.
Voorbeeld van gemigreerde toegangsgroepen:
Gebruiksscenario's
In deze sectie vindt u praktische voorbeelden van hoe u Access Management instelt met behulp van toegangsgroepen. De voorbeelden zijn van toepassing op zowel bestaande bedrijven die naar het nieuwe toegangsmodel zijn gemigreerd als nieuwe klanten die Access Management voor het eerst instellen. Als uw bedrijf gemigreerde gegevens heeft, kunt u gebruikers geleidelijk naar nieuwe toegangsgroepen verplaatsen terwijl u deze instelt.
We behandelen twee veelvoorkomende scenario's:
-
Een bedrijf met één organisatie, waarbij het doel is operationele gebruikers die op het platform werken te scheiden van administratieve gebruikers die toegang, configuraties en gebruikersaccounts beheren.
- Een bedrijf met meerdere organisaties, zoals een 3PL-provider (Third-Party Logistics), waarbij gebruikers toegang tot één, meerdere of alle organisaties nodig kunnen hebben en toegang efficiënt over verschillende klantorganisaties moet worden beheerd.
Deze voorbeelden laten zien hoe gegevenssets en functionaliteitssets kunnen worden gecombineerd in toegangsgroepen om een schaalbare en onderhoudbare toegangsstructuur te creëren, terwijl gebruikers alleen toegang krijgen tot de gegevens en functionaliteit die ze nodig hebben.
Gebruiksscenario A - een bedrijf met één organisatie
In dit scenario wil een bedrijf de toegang beheren voor drie typen gebruikersrollen: administrators, magazijnmedewerkers en teamleiders die toezicht houden op de magazijnmedewerkers.
Een toegangsgroep voor magazijnmedewerkers aanmaken
Begin met het aanmaken van een toegangsgroep voor de magazijnmedewerkers:
- Meld u aan bij nShift Portal als de bedrijfseigenaar.
- Ga naar Settings > Company Management > Access Management.
- Ga naar het tabblad Data sets en klik op +New data set.
- Voer een weergavenaam in en selecteer de organisaties, locaties en lidaccounts waartoe de magazijnmedewerkers toegang moeten hebben.
- Klik op Finish.
- Open vervolgens het tabblad Functionality en klik op +New functionality set.
- Geef de set een duidelijke weergavenaam die de rol weerspiegelt, bijvoorbeeld "Magazijntoegang".
- Vouw de functionaliteitssecties uit en schakel de relevante opties in.
In dit voorbeeld moeten magazijnmedewerkers zendingen kunnen aanmaken en bekijken en toegang hebben tot Track and Trace. Zie dit artikel voor een uitgebreidere beschrijving van de functionaliteiten: De lijst met functionaliteiten begrijpen - Klik op Finish.
- Ga naar het tabblad Access groups en klik op +New access group.
- Voer een weergavenaam in die de rol en het bereik nauwkeurig weergeeft, bijvoorbeeld "Toegang voor magazijnmedewerkers".
- Selecteer de juiste gegevensset en functionaliteitsset die voor deze rol zijn aangemaakt. Klik hiervoor op het tabblad Functionality Sets en kies een optie in het vervolgkeuzemenu. Herhaal dit proces op het tabblad Data Sets.
- Klik op Finish, controleer de configuratie en klik vervolgens op Save.
- De eigenaar kan nu gebruikers voor magazijnmedewerkers aanmaken en deze aan deze groep toewijzen. Dit kan tijdens het aanmaken van de gebruiker op het tabblad Access of vanuit de toegangsgroep door op Manage users te klikken.
Een toegangsgroep voor teamleiders (administrators) aanmaken
In dit scenario wil de eigenaar het beheer van magazijnmedewerkers delegeren aan een groep teamleiders, zodat zij magazijnmedewerkers kunnen aanmaken en beheren.
- Ga naar Settings > Company Management > Access Management.
- Klik op het tabblad Access groups en vervolgens op +New access group.
- Voer een weergavenaam in die de rol en het bereik duidelijk weergeeft, bijvoorbeeld "Toegang teamleider".
- Zet onder Permissions de schakelaar naast Make this an administrator group op actief.
- Selecteer de groepen die de teamleiders moeten kunnen beheren. Selecteer in dit geval de hierboven aangemaakte groep Warehouse workers access.
- De juiste functionaliteitssets en gegevenssets worden nu automatisch toegepast op de nieuwe groep.
- Klik op Finish, controleer de configuratie en klik vervolgens op Save.
- De eigenaar kan nu gebruikers aanmaken en deze aan de teamleidergroep toewijzen, zodat zij magazijnmedewerkers kunnen aanmaken en beheren.
Het hierboven beschreven proces kan worden gebruikt om toegangsgroepen voor andere rollen in uw organisatie aan te maken.
Gebruiksscenario B - een bedrijf met meerdere organisaties
In dit scenario hebben we een bedrijf met vier dochterondernemingen. Dezelfde structuur kan ook van toepassing zijn op een 3PL-bedrijf. De eigenaar stelt medewerkers en managers in voor elke dochteronderneming. Medewerkers van iedere dochteronderneming kunnen geen gegevens van andere dochterondernemingen zien of configureren.
Een toegangsgroep voor medewerkers aanmaken
Begin met het aanmaken van de toegangsgroepen voor de medewerkers van de vier verschillende dochterondernemingen:
- Meld u aan bij nShift Portal als de bedrijfseigenaar.
- Ga naar Settings > Company Management > Access Management.
- Ga naar het tabblad Data sets en klik op +New data set.
- Voer een weergavenaam in en selecteer de organisaties, locaties en lidaccounts waartoe de magazijnmedewerkers toegang moeten hebben. Kies beschrijvende namen zodat iedere gegevensset later eenvoudiger te herkennen is, bijvoorbeeld "Merk 1", "Merknaam 2", "Merk 3" enzovoort.
- Klik op Finish.
- Herhaal dit voor iedere dochteronderneming en selecteer alleen de organisaties, locaties en lidaccounts waartoe de medewerkers van de betreffende dochteronderneming toegang moeten hebben. Er zijn nu vier verschillende gegevenssets.
- Open vervolgens het tabblad Functionality en klik op +New functionality set.
- Geef de functionaliteitsset een duidelijke weergavenaam die de rol weerspiegelt, bijvoorbeeld "Medewerkers met Checkout".
- Vouw de functionaliteitssecties uit en schakel de relevante opties in.
Als medewerkers van alle dochterondernemingen toegang tot dezelfde functionaliteit nodig hebben, is één functionaliteitsset voldoende. In dit geval hebben we echter twee sets nodig, omdat medewerkers van dochteronderneming 1 toegang nodig hebben tot zendingen, afdrukken en Track and Trace, maar niet tot Checkout. Alle andere dochterondernemingen hebben ook toegang tot de Checkout-functionaliteiten nodig. Zie dit artikel voor een uitgebreidere beschrijving van de functionaliteiten: De lijst met functionaliteiten begrijpen
- Klik op Finish.
- Ga naar het tabblad Access groups en klik op +New access group.
- Voer een weergavenaam in die de rol en het bereik weerspiegelt, bijvoorbeeld "Medewerkers merk 1", en selecteer de gegevensset en functionaliteitsset die van toepassing moeten zijn op de medewerkers van de eerste dochteronderneming.
- Klik op Finish, controleer de configuratie en klik vervolgens op Save.
- Herhaal dit en maak nieuwe toegangsgroepen aan voor elk van de andere dochterondernemingen.
- De eigenaar kan nu gebruikers voor medewerkers aanmaken en deze aan deze groep toewijzen. Dit kan tijdens het aanmaken van de gebruiker op het tabblad Access of vanuit de toegangsgroep door op Manage users te klikken. Bestaande gebruikers kunnen ook aan de nieuwe toegangsgroepen worden toegewezen.
Een toegangsgroep voor managers aanmaken
De eigenaar is nu klaar om de toegangsgroepen voor de managers aan te maken. In dit scenario zijn er managers die tegelijkertijd medewerkers van twee dochterondernemingen beheren. Er wordt daarom één groep gemaakt voor het beheer van dochterondernemingen 1+2 en een andere voor het beheer van dochterondernemingen 3+4.
- Ga naar Settings > Company Management > Access Management.
- Klik op het tabblad Access groups en vervolgens op +New access group.
- Voer een weergavenaam in die de rol en het bereik duidelijk weergeeft, bijvoorbeeld "Manager merk 1+2".
- Zet onder Permissions de schakelaar naast Make this an administrator group op actief.
- Selecteer de groepen die de managers moeten kunnen beheren. Selecteer in dit geval de groepen die zijn aangemaakt voor medewerkers van merk 1 en 2.
- De juiste functionaliteitssets en gegevenssets worden nu automatisch toegepast op de nieuwe groep.
- Klik op Finish, controleer de configuratie en klik op Save.
- Maak een vergelijkbare toegangsgroep voor managers aan voor de twee andere dochterondernemingen.
- De eigenaar kan nu gebruikers aanmaken en deze aan de managersgroep toevoegen, of bestaande gebruikers aan de groep toewijzen.
Verwachte resultaten en best practices
Na de configuratie bieden toegangsgroepen een duidelijk, controleerbaar machtigingsmodel dat meegroeit wanneer uw organisatie groeit of verandert.
Verwachte resultaten
Gebruikers zien alleen de gegevens die relevant zijn voor hun rol en team. Gevoelige activiteiten, zoals gebruikersbeheer of financiële rapportage, zijn beperkt tot de juiste rollen. Het onboarden van nieuwe medewerkers wordt eenvoudig: wijs hen toe aan de juiste toegangsgroep en ze hebben direct de juiste toegang.
Best practices
- Hergebruik functionaliteitssets voor verschillende teams wanneer de rol hetzelfde is — een Viewer in de ene regio werkt hetzelfde als een Viewer in een andere regio.
- Houd gegevenssets specifiek voor een team of regio, zodat het bereik altijd duidelijk is.
- Gebruik duidelijke naamgevingsconventies zoals [Rol] – [Bereik], zodat groepen eenvoudig te beheren blijven wanneer het aantal toeneemt.
- Houd toegangsgroepen voor administrators en reguliere gebruikers gescheiden, zelfs als het onderliggende gegevensbereik hetzelfde is.
- Test iedere rol door u aan te melden als een gebruiker die aan die groep is toegewezen voordat u de configuratie breder uitrolt.
Access Management versus Configuration Data Access
Opmerking: deze sectie is bedoeld voor klanten die Configuration Data Access gebruiken in hun configuratie.
Vraagt u zich af wanneer u Access Management moet gebruiken en wanneer Configuration Data Access?
Access Management bepaalt tot welke functies gebruikers toegang hebben en welke gegevens ze kunnen zien.
Configuration Data Access bepaalt daarentegen wie gegevens kan wijzigen. U hoeft dit alleen in te stellen als iemand anders dan de eigenaar of rootgebruiker toestemming nodig heeft om de gegevensstructuur te wijzigen, bijvoorbeeld door organisatie-eenheden en lidaccounts toe te voegen of te verwijderen, of als die persoon Configuration Data Access aan anderen moet kunnen verlenen.
De meeste gebruikers hebben doorgaans alleen toegang nodig tot de functies en producten zonder de onderliggende gegevensstructuur in de nShift-oplossing te wijzigen. Wijzigingen in de gegevensstructuur worden meestal aangebracht bij het instellen van nieuwe merken, landen, dochterondernemingen of vergelijkbare onderdelen.
Dit artikel richt zich op Access Management. Ga voor meer informatie over Configuration Data Access naar: Configuration Data Access instellen