Dit artikel legt uit hoe u factuurcontrole en de afwijkingstools in nShift Track gebruikt. Sommige functies zijn afhankelijk van uw abonnement. Neem contact op met nShift om toegang te krijgen tot functies die momenteel geen onderdeel zijn van uw abonnement of oplossing.
Inhoud van dit artikel:
Factuurrapport
Gebruik het factuurrapport om afwijkingen tussen de afzenderprijs en de prijs van de vervoerder te bekijken. De afzenderprijs is de verzendprijs uit de vrachttariefberekening. De vervoerdersprijs is gebaseerd op retourgegevens van de vervoerder die rechtstreeks van de vervoerders naar nShift Track worden gestuurd of op vervoerdersfactuurbestanden die naar nShift Portal zijn geüpload.
- Log in op nShift Portal en ga naar Track > Insights.
- Klik op het tabblad Invoice.
- Selecteer een datumbereik en klik op Run report.
- De kolom Deviation toont het verschil tussen Sender Price en Carrier Price
- Als u kolommen aan uw rapport wilt toevoegen of eruit wilt verwijderen, klikt u op het actiewiel
rechtsboven en configureert u uw instellingen.
Neem contact op met nShift Customer Service als u geen retourgegevens van uw vervoerders ontvangt. Niet alle vervoerders ondersteunen het verzenden van retourgegevens naar nShift, maar als zij dit ondersteunen, kan nShift Customer Service u helpen dit te activeren.
Een factuurbestand uploaden
Als uw vervoerders het verzenden van retourgegevens met prijzen rechtstreeks naar Track in nShift Portal niet ondersteunen, kunt u factuurbestanden van de vervoerder uploaden. Deze bestanden moeten in CSV-formaat zijn en de waarden onderaan deze sectie bevatten. Het bestand moet de juiste opmaak volgen en de kopteksten bevatten. Zie het bestand onder de sectie Voorbeeldbestand, dat als sjabloon kan worden gebruikt. U hebt één bestand per vervoerder nodig.
Een factuurbestand uploaden:
- Log in op nShift Portal en ga naar Track > Insights > Invoice file upload.
- Selecteer de vervoerder waarop het factuurbestand betrekking heeft.
- Blader naar en selecteer het factuurbestand.
- Klik op Upload. Track toont een foutmelding als er opmaakproblemen zijn met het bestand.
- Als het factuurbestand succesvol is geüpload, ziet u het in de lijst. De lijst toont uw geüploade bestanden, status en hoeveel zendingen in het bestand zijn gekoppeld.
Velden in het factuurbestand:
- CarrierAccount - Het accountnummer dat op de factuur van de vervoerder staat. Dit moet overeenkomen met het accountnummer dat in Ship is geconfigureerd.
- InvoiceNumber - Factuurnummer op de factuur van de vervoerder.
- Shipment - De zendingsnummers die op de factuur van de vervoerder staan. De nummers moeten overeenkomen met de zendingsnummers in Ship. Alleen het zendingsnummer OF het pakketnummer is vereist.
- Package - De pakketnummers die op de factuur van de vervoerder staan. De nummers moeten overeenkomen met de pakketnummers in Ship. Alleen het zendingsnummer OF het pakketnummer is vereist.
- InvoiceDate - de datum moet dit formaat volgen: yyyy-mm-dd hh:mm:ss, anders wordt het bestand geweigerd.
- BasePrice
- CurrencyCode
- FuelSurcharge
- OutOfArea
- OutOfGage
- DeliveredDutyPaid
- PriceCustomDetail1
- PriceCustomDetail2
- PriceCustomDetail3
- PriceCustomDetail4
- PriceCustomDetail5
- CarrierWeight
- WeightUnit
- CarrierVolume
- VolumeUnit
- InvoiceDueDate
Afwijkingslogboek
Het afwijkingslogboek wordt gebruikt om afwijkingen die ontstaan door het uploaden van factuurbestanden te corrigeren en te verifiëren. Een afwijking ontstaat wanneer meerdere facturen met verschillende prijzen voor dezelfde zending zijn geüpload.
- Ga naar Insights > Deviation journal.
- Selecteer indien relevant een van de filters (bijvoorbeeld als u weet welke actor is gebruikt om de zendingen aan te maken) en klik op Run report.
- Als er afwijkingen zijn gevonden, toont het rapport de zendingen die u moet verifiëren.
- Klik op elk van de zendingen om de afwijkingen weer te geven.
- Als u akkoord gaat met de afwijkingen, klikt u op de knop Verify deviation om ze te accepteren. Deze afwijkingen worden vervolgens weergegeven in het Deviation Report.
- Als u een van de prijzen wilt bewerken, kan dit door op het pictogram Edit te klikken. Bewerk een van de prijzen in de bewerkbare velden en klik op het vinkje
om de wijzigingen op te slaan en de huidige prijs op de zending te overschrijven.
- Nadat wijzigingen zijn opgeslagen, worden deze weergegeven als een User correction in het Deviation journal.
Afwijkingsrapport
In het afwijkingsrapport kunt u de afwijkingen bekijken die via het Afwijkingslogboek zijn geverifieerd.
- Ga naar Insights > Deviation Report.
- Configureer indien nodig een van de filters (zie uitleg hieronder), of laat ze op de standaardinstellingen staan, en klik op Run report. Het is mogelijk om geverifieerde of niet-geverifieerde afwijkingszendingen uit te sluiten of alleen niet-gematchte regels te bekijken.
- Vanuit het resulterende rapport kunt u op de downloadknop klikken om een kopie van het rapport als XLSX of CSV op te slaan. U kunt ook op het actiewiel
Voorbeeldbestand
Download en gebruik het voorbeeldbestand als sjabloon voor uw vervoerdersfactuurbestanden om ervoor te zorgen dat het formaat en de velden correct zijn.