Access Management auttaa hallitsemaan, mitä käyttäjät voivat nähdä ja tehdä nShift Portalissa. Luomalla käyttöoikeusryhmiä organisaatiot voivat määrittää rooleja, kuten järjestelmänvalvoja, tukihenkilö, tavallinen käyttäjä tai vain luku -käyttäjä, ja varmistaa, että työntekijöillä on pääsy tarvitsemiinsa tietoihin ja toimintoihin ilman tarpeettomia käyttöoikeuksia.
Organisaatioissa, joilla on useita tytäryhtiöitä, brändejä tai liiketoimintayksiköitä, Access Management auttaa myös erottamaan käyttöoikeudet organisaatioiden välillä. Näin yrityksen omistajat voivat hallita kunkin organisaation käyttäjiä ja samalla varmistaa, että käyttäjät näkevät vain omaa yritystään tai tytäryhtiötään koskevat tiedot.
Tämän artikkelin osiot:
- Johdanto Access Managementiin
- Siirrettyjen tietojen käyttöoikeudet
-
Käyttötapaukset
- Käyttötapaus A – yritys, jolla on yksi organisaatio
- Käyttötapaus B – yritys, jolla on useita organisaatioita - Odotetut tulokset ja parhaat käytännöt
- Access Management verrattuna Configuration Data Accessiin
Huomautus: Access Management on aktivoitava yrityksellesi ennen kuin voit käyttää sitä. Ota yhteyttä nShift Customer Serviceen aloittaaksesi.
Johdanto Access Managementiin
Käyttöoikeudet muodostuvat kolmesta osasta, joita yhdistämällä voit mukauttaa ne organisaatiosi rakenteeseen.
1. Toiminnallisuussarjat
Toiminnallisuussarjat määrittävät, mitä toimintoja käyttäjä voi suorittaa. Voit esimerkiksi luoda yhden sarjan vain luku -käyttäjille (vain raportit), toisen tukihenkilöstölle (käyttäjähaku ja raportointi) ja laajemman sarjan järjestelmänvalvojille (käyttäjien ja asetusten täysi hallinta). Katso yleiskatsaus toiminnallisuuksista täältä.
2. Tietojoukot
Tietojoukot määrittävät, mitä tietoja käyttäjä voi nähdä. Yrityksessä, jolla on useita alueita, brändejä tai liiketoimintayksiköitä, kunkin tiimin käyttöoikeudet voidaan rajata vain asiaankuuluviin organisaatioihin, sijainteihin ja tileihin.
3. Käyttöoikeusryhmät
Käyttöoikeusryhmä voi sisältää tietojoukon, toiminnallisuuden tai molemmat. Kun ryhmä on luotu, käyttäjiä voidaan liittää siihen. Ryhmä määrittää, mitä toimintoja käyttäjä voi suorittaa ja mitä tietoja hän voi käsitellä.
Yleisiä roolimalleja
Tässä on esimerkkejä siitä, miten roolit voidaan jäsentää yhdessä yrityksessä:
| Rooli | Toiminnallisuussarja | Tietojoukko |
|---|---|---|
| Katselija | Vain raportit | Oma liiketoimintayksikkö |
| Tuki | Käyttäjähaku, lähetysten tarkastelu | Kaikki liiketoimintayksiköt |
| Tavallinen käyttäjä | Vakiotoiminnot lähetyksille | Oma liiketoimintayksikkö |
| Järjestelmänvalvoja | Täysi käyttöoikeus, mukaan lukien käyttäjähallinta | Kaikki liiketoimintayksiköt |
Voit luoda niin monta yhdistelmää kuin organisaatiosi tarvitsee. Esimerkiksi alueellisella järjestelmänvalvojalla voi olla oikeus hallita oman alueensa käyttäjiä, mutta ei nähdä muiden alueiden tietoja.
Siirrettyjen tietojen käyttöoikeudet
Nykyisille asiakkaille käytetään erityistä siirtoprosessia, kun käyttöoikeusryhmät otetaan käyttöön.
Siirron aikana käyttöoikeusryhmät luodaan automaattisesti, jotta kunkin käyttäjän nykyiset käyttöoikeudet säilyvät. Nämä siirretyt käyttöoikeusryhmät eivät sisällä tietojoukkoja tai toiminnallisuussarjoja. Sen sijaan käyttöoikeudet määritetään suoraan käyttöoikeusryhmälle siten, että ne vastaavat käyttäjien ennen siirtoa omistamia käyttöoikeuksia.
Siirrettyjen käyttöoikeuksien selkeää tunnistamista varten kaikki siirretyt tietojoukot ja toiminnallisuussarjat merkitään nimellä Legacy Access.
Järjestelmänvalvojat voivat ajan myötä korvata nämä siirretyt käyttöoikeusryhmät uusilla käyttöoikeusryhmillä, jotka on rakennettu tietojoukkojen ja toiminnallisuussarjojen avulla. Tämä mahdollistaa asteittaisen siirtymisen uuteen käyttöoikeusmalliin häiritsemättä nykyisiä käyttäjäoikeuksia.
Tämän seurauksena siirretyllä yrityksellä voi aluksi olla useita automaattisesti luotuja käyttöoikeusryhmiä sekä useita Legacy Access -tietojoukkoja ja -toiminnallisuussarjoja, jotka säilyttävät aiemmat käyttöoikeudet.
Esimerkki siirretyistä käyttöoikeusryhmistä:
Käyttötapaukset
Tässä osiossa annetaan käytännön esimerkkejä Access Managementin määrittämisestä käyttöoikeusryhmien avulla. Esimerkit koskevat sekä nykyisiä yrityksiä, jotka on siirretty uuteen käyttöoikeusmalliin, että uusia asiakkaita, jotka määrittävät Access Managementin ensimmäistä kertaa. Jos yritykselläsi on siirrettyjä tietoja, voit siirtää käyttäjiä vähitellen uusiin käyttöoikeusryhmiin sitä mukaa, kun luot niitä.
Käymme läpi kaksi yleistä tilannetta:
-
Yritys, jolla on yksi organisaatio, jossa tavoitteena on erottaa alustalla työskentelevät operatiiviset käyttäjät hallinnollisista käyttäjistä, jotka hallitsevat käyttöoikeuksia, määrityksiä ja käyttäjätilejä.
- Yritys, jolla on useita organisaatioita, kuten 3PL-palveluntarjoaja (Third-Party Logistics), jossa käyttäjät voivat tarvita pääsyn yhteen, useaan tai kaikkiin organisaatioihin ja jossa käyttöoikeuksia on hallittava tehokkaasti eri asiakasorganisaatioiden välillä.
Nämä esimerkit osoittavat, miten tietojoukkoja ja toiminnallisuussarjoja voidaan yhdistää käyttöoikeusryhmiksi skaalautuvan ja helposti ylläpidettävän käyttöoikeusrakenteen luomiseksi samalla, kun käyttäjille annetaan pääsy vain heidän tarvitsemiinsa tietoihin ja toimintoihin.
Käyttötapaus A – yritys, jolla on yksi organisaatio
Tässä tilanteessa yritys haluaa hallita kolmen käyttäjäroolin käyttöoikeuksia: järjestelmänvalvojien, varastotyöntekijöiden ja varastotyöntekijöitä valvovien tiiminvetäjien.
Käyttöoikeusryhmän luominen varastotyöntekijöille
Aloita luomalla käyttöoikeusryhmä varastotyöntekijöille:
- Kirjaudu nShift Portaliin yrityksen omistajana.
- Siirry kohtaan Settings > Company Management > Access Management.
- Siirry välilehdelle Data sets ja napsauta +New data set.
- Anna näyttönimi ja valitse organisaatiot, sijainnit ja jäsentilit, joihin varastotyöntekijöillä tulee olla pääsy.
- Napsauta Finish.
- Avaa seuraavaksi välilehti Functionality ja napsauta +New functionality set.
- Anna sille selkeä roolia kuvaava näyttönimi, esimerkiksi ”Varastokäyttöoikeus”.
- Laajenna toiminnallisuusosiot ja ota tarvittavat valinnat käyttöön.
Tässä esimerkissä varastotyöntekijöillä tulee olla oikeus luoda ja tarkastella lähetyksiä sekä käyttää Track and Trace -toimintoa. Katso toiminnallisuuksien tarkempi kuvaus tästä artikkelista: Toiminnallisuusluettelon ymmärtäminen - Napsauta Finish.
- Siirry välilehdelle Access groups ja napsauta +New access group.
- Anna näyttönimi, joka kuvaa roolia ja laajuutta tarkasti, esimerkiksi ”Varastotyöntekijöiden käyttöoikeus”.
- Valitse tälle roolille luotu asianmukainen tietojoukko ja toiminnallisuussarja. Napsauta välilehteä Functionality Sets ja valitse vaihtoehto avattavasta valikosta. Toista sama välilehdellä Data Sets.
- Napsauta Finish, tarkista määritykset ja napsauta sitten Save.
- Omistaja voi nyt luoda varastotyöntekijöille käyttäjät ja liittää heidät tähän ryhmään. Tämä voidaan tehdä käyttäjää luotaessa Access-välilehdellä tai käyttöoikeusryhmästä napsauttamalla Manage users.
Käyttöoikeusryhmän luominen tiiminvetäjille (järjestelmänvalvojille)
Tässä tilanteessa omistaja haluaa delegoida varastotyöntekijöiden hallinnan tiiminvetäjäryhmälle, jotta he voivat luoda ja hallita varastotyöntekijöitä.
- Siirry kohtaan Settings > Company Management > Access Management.
- Napsauta välilehteä Access groups ja sitten +New access group.
- Anna näyttönimi, joka kuvaa roolia ja laajuutta selkeästi, esimerkiksi ”Tiiminvetäjän käyttöoikeus”.
- Ota Permissions-kohdassa käyttöön valinta Make this an administrator group.
- Valitse ryhmät, joita tiiminvetäjien tulee voida hallita. Valitse tässä tapauksessa edellä luotu Warehouse workers access -ryhmä.
- Oikeat toiminnallisuussarjat ja tietojoukot otetaan nyt automaattisesti käyttöön uudessa ryhmässä.
- Napsauta Finish, tarkista määritykset ja napsauta sitten Save.
- Omistaja voi nyt luoda käyttäjiä ja liittää heidät tiiminvetäjäryhmään, jolloin he voivat luoda ja hallita varastotyöntekijöitä.
Edellä kuvattua prosessia voidaan käyttää muiden roolien käyttöoikeusryhmien luomiseen organisaatiossasi.
Käyttötapaus B – yritys, jolla on useita organisaatioita
Tässä tilanteessa yrityksellä on neljä tytäryhtiötä. Samaa rakennetta voidaan käyttää myös 3PL-yrityksessä. Omistaja määrittää työntekijät ja esihenkilöt kullekin tytäryhtiölle. Kunkin tytäryhtiön työntekijät eivät voi nähdä tai määrittää muiden tytäryhtiöiden tietoja.
Käyttöoikeusryhmän luominen työntekijöille
Aloita luomalla käyttöoikeusryhmät neljän eri tytäryhtiön työntekijöille:
- Kirjaudu nShift Portaliin yrityksen omistajana.
- Siirry kohtaan Settings > Company Management > Access Management.
- Siirry välilehdelle Data sets ja napsauta +New data set.
- Anna näyttönimi ja valitse organisaatiot, sijainnit ja jäsentilit, joihin varastotyöntekijöillä tulee olla pääsy. Käytä kuvaavia nimiä, jotta kukin tietojoukko on myöhemmin helppo tunnistaa, esimerkiksi ”Brändi 1”, ”Brändin nimi 2”, ”Brändi 3” jne.
- Napsauta Finish.
- Toista tämä jokaiselle tytäryhtiölle ja valitse vain ne organisaatiot, sijainnit ja jäsentilit, joihin kyseisen tytäryhtiön työntekijöillä tulee olla pääsy. Nyt käytössä on neljä eri tietojoukkoa.
- Avaa seuraavaksi välilehti Functionality ja napsauta +New functionality set.
- Anna toiminnallisuussarjalle selkeä roolia kuvaava näyttönimi, esimerkiksi ”Työntekijät, joilla on Checkout”.
- Laajenna toiminnallisuusosiot ja ota tarvittavat valinnat käyttöön.
Jos kaikkien tytäryhtiöiden työntekijät tarvitsevat pääsyn samoihin toimintoihin, yksi toiminnallisuussarja riittää. Tässä tapauksessa tarvitsemme kuitenkin kaksi sarjaa, koska tytäryhtiön 1 työntekijät tarvitsevat pääsyn lähetyksiin, tulostukseen sekä Track and Trace -toimintoon, mutta eivät Checkoutiin. Kaikki muut tytäryhtiöt tarvitsevat lisäksi pääsyn Checkout-toimintoihin. Katso toiminnallisuuksien tarkempi kuvaus tästä artikkelista: Toiminnallisuusluettelon ymmärtäminen
- Napsauta Finish.
- Siirry välilehdelle Access groups ja napsauta +New access group.
- Anna roolia ja laajuutta kuvaava näyttönimi, esimerkiksi ”Työntekijät brändi 1”, ja valitse ensimmäisen tytäryhtiön työntekijöihin sovellettava tietojoukko ja toiminnallisuussarja.
- Napsauta Finish, tarkista määritykset ja napsauta sitten Save.
- Toista prosessi ja luo uudet käyttöoikeusryhmät jokaiselle muulle tytäryhtiölle.
- Omistaja voi nyt luoda työntekijäkäyttäjiä ja liittää heidät tähän ryhmään. Tämä voidaan tehdä käyttäjää luotaessa välilehdellä Access tai käyttöoikeusryhmästä napsauttamalla Manage users. Myös nykyisiä käyttäjiä voidaan liittää uusiin käyttöoikeusryhmiin.
Käyttöoikeusryhmän luominen esihenkilöille
Omistaja voi nyt luoda käyttöoikeusryhmät esihenkilöille. Tässä tilanteessa esihenkilöt hallitsevat samanaikaisesti kahden tytäryhtiön työntekijöitä, joten yksi ryhmä luodaan tytäryhtiöiden 1+2 hallintaan ja toinen tytäryhtiöiden 3+4 hallintaan.
- Siirry kohtaan Settings > Company Management > Access Management.
- Napsauta välilehteä Access groups ja sitten +New access group.
- Anna näyttönimi, joka kuvaa roolia ja laajuutta selkeästi, esimerkiksi ”Esihenkilö brändi 1+2”.
- Ota Permissions-kohdassa käyttöön valinta Make this an administrator group.
- Valitse ryhmät, joita esihenkilöiden tulee voida hallita. Valitse tässä tapauksessa brändien 1 ja 2 työntekijöille luodut ryhmät.
- Oikeat toiminnallisuussarjat ja tietojoukot otetaan nyt automaattisesti käyttöön uudessa ryhmässä.
- Napsauta Finish, tarkista määritykset ja napsauta Save.
- Luo vastaava esihenkilöiden käyttöoikeusryhmä kahdelle muulle tytäryhtiölle.
- Omistaja voi nyt luoda käyttäjiä ja lisätä heidät esihenkilöryhmään tai liittää nykyisiä käyttäjiä ryhmään.
Odotetut tulokset ja parhaat käytännöt
Kun käyttöoikeusryhmät on määritetty, saat selkeän ja auditoitavan käyttöoikeusmallin, joka skaalautuu organisaation kasvaessa tai muuttuessa.
Odotetut tulokset
Käyttäjät näkevät vain omaan rooliinsa ja tiimiinsä liittyvät tiedot. Arkaluonteiset toiminnot, kuten käyttäjähallinta tai talousraportointi, rajoitetaan asianmukaisille rooleille. Uusien työntekijöiden käyttöönotto on suoraviivaista: liitä heidät oikeaan käyttöoikeusryhmään, jolloin he saavat heti oikeat käyttöoikeudet.
Parhaat käytännöt
- Käytä samoja toiminnallisuussarjoja eri tiimeissä, kun rooli on sama – yhden alueen katselijalla on samat toiminnot kuin toisen alueen katselijalla.
- Pidä tietojoukot tiimi- tai aluekohtaisina, jotta niiden laajuus on aina selkeä.
- Käytä selkeitä nimeämiskäytäntöjä, kuten [Rooli] – [Laajuus], jotta ryhmiä on helppo hallita niiden määrän kasvaessa.
- Pidä järjestelmänvalvojien ja tavallisten käyttäjien käyttöoikeusryhmät erillään, vaikka niiden tietojen laajuus olisi sama.
- Testaa kukin rooli kirjautumalla sisään kyseiseen ryhmään liitettynä käyttäjänä ennen laajempaa käyttöönottoa.
Access Management verrattuna Configuration Data Accessiin
Huomautus: Tämä osio on tarkoitettu asiakkaille, jotka käyttävät Configuration Data Accessia määrityksissään.
Mietitkö, milloin kannattaa käyttää Access Managementia ja milloin Configuration Data Accessia?
Access Management määrittää, mitä toimintoja käyttäjät voivat käyttää ja mitä tietoja he voivat nähdä.
Configuration Data Access puolestaan määrittää, kuka voi muokata tietoja. Tämä tarvitsee määrittää vain, jos jonkun muun kuin omistajan tai root-käyttäjän täytyy saada oikeus muuttaa tietorakennetta, esimerkiksi lisäämällä tai poistamalla organisaatioyksiköitä ja jäsentilejä, tai jos hänen täytyy myöntää muille Configuration Data Access -käyttöoikeuksia.
Useimmat käyttäjät tarvitsevat tavallisesti vain pääsyn toimintoihin ja tuotteisiin ilman, että heidän tarvitsee muuttaa nShift-ratkaisun taustalla olevaa tietorakennetta. Tietorakenteeseen tehdään yleensä muutoksia, kun määritetään uusia brändejä, maita, tytäryhtiöitä tai vastaavia.
Tämä artikkeli keskittyy Access Managementiin. Lisätietoja Configuration Data Accessista on artikkelissa: Configuration Data Accessin määrittäminen