1. Inleiding

Deze handleiding gaat uit van een situatie waarbij installatie en inrichting van de module SE5425 al heeft plaats gevonden en zendingen al op gewenste moment in Cockpit terechtkomen. Voor het juist inrichten van de basis instellingen, Twise Stamgegevens(vervoerders, transportvariabelen, leveringscondities, verpakkingen) en leveringswijzen wordt verwezen naar een ander document: Inrichting Transsmart in Exact Globe . 

2. Instellingen per werkplek

Nadat basisinstellingen zijn goed gezet zullen er op elke werkplek waar met Transsmart module gewerkt wordt nog twee aspecten goed ingericht moeten worden:

1. Artikeletiketten printer

2. Indeling Cockpit

2.1 Artikel Etiketten printer

Voor het printen van labels wordt de artikeletiketten printer gebruikt die op elke werkplek afzonderlijk geconfigureerd kan worden. Ga hiervoor naar Bestand > Formulierenprinter:

Wijs de gewenste Zebraprinter toe als artikeletiketten printer (Item Label printer in geval Engelse settings) en klik op Bewaren.

2.2 Indeling Cockpit

In de Cockpit kunnen behalve de Default kolommen (ordernummer, naam en volgnummer) nog extrakolommen toegevoegd worden. Ga hiervoor op de kopregel staan en gebruik Rechtermuisknop. Selecteer Kolom Toevoegen voeg de gewenste kolommen toe.

Geadviseerd wordt in ieder geval te kiezen voor de kolommen Datum Pick up, volgnummer, Verzonden, Status van verzending, Vervoerder, Transportvariabele, Trackingnummer, Datumaflevering (Daadwerkelijk) en Geaccepteerd door, allen te vinden onderaan onder Verzendkopregels.

Een uitleg van de genoemde velden: 

Datum Pick up Datum dat zending in Cockpit terecht komt (vaak datum van Pakbon).
Ordernummer Verkoopordernummer.
Volgnummer  Nummer van levering binnen de verkooporder.
Verzonden Is er voor deze regel al ooit een bericht verzonden naar Transsmart portal.
Status van verzenden Zie bijlage voor mogelijke waarden.
Vervoerder De geselecteerde vervoerder.
Transportvariabele De geselecteerde transportvariabele (Dienst van de vervoerder).
Trackingnummer Het unieke airway bill nummer waaronder zending bekend is bij vervoerder.
Datum aflevering (D) De datum dat zending is geleverd zoals door vervoerder terug gemeld.
Geaccepteerd door De naam van de ontvanger zoals door vervoerder terug gemeld.

Het is eventueel mogelijk nog meer kolommen toe te voegen.

3. Verzenden vanuit Cockpit

Nadat zending in Cockpit terecht is gekomen, kan vanuit dit scherm de zending ook verstuurd worden en komt label uit de in hoofdstuk 2 ingerichte Artikeletiketten Printer. Voor het boeken van een zending wordt onderscheid gemaakt in de volgende stappen:

1. Aanpassen Vervoerder en Transportvariabele (Optioneel)

2. Aanpassen Verpakkingsregelinformatie (Optioneel)

3. Verzenden en Afdrukken Label

3.1 Aanpassen Vervoerder en Transportvariabele (Optioneel)

Nadat zending in de Cockpit terecht is gekomen heeft deze Standaard de waarde gekregen voor Vervoerder, Transportvariabele en Leveringsconditie zoals dit in de Leveringswijze van de Verkooporder is vastgelegd. Indien gewenst kunnen deze waarden nog aangepast worden voordat de zending wordt verstuurd. Later is dit niet meer mogelijk. Op de plaats zoals hieronder aangegeven kan een andere Vervoerder of Transportvariabele gekozen worden zoals eerder in Twise Stamgegevens zijn vastgelegd. Let hierbij wel op dat gekozen dienst ook beschikbaar is bij de gekozen vervoerder.

3.2 Aanpassen Verpakkingsregelinformatie (Optioneel)

De zending komt in Cockpit terecht met 1 keer de Default verpakking zoals ingericht onder Instellingen als Verpakkingsregel. Indien gewenst kunnen deze waarden nog aangepast worden voordat de zending wordt verstuurd. Later is dit niet meer mogelijk.

LET OP: Indien je verpakkingstype wilt aanpassen, verwijder dan altijd de Default regel en voeg daarna pas een nieuwe regel toe. Bij overschrijven van de bestaande regel worden de afmetingen zoals ingevoerd onder T-wise Stamgegevens / Verpakkingen niet meegenomen.

3.2.1 Verwijderen Regel

Als je op de verpakkingsregel staat kun je met de knop ESCAPE, deze regel verwijderen.

3.2.2 Toevoegen Regel

Als je op een lege regel gaat staan kun je met knop F2 een nieuwe verpakking selecteren uit de lijst zoals die onder Twise Stamgegevens zijn aangemaakt, inclusief de daar gedefinieerde afmetingen en gewichten.

Nadat regel is ingevoerd,kun je per regel ook nog aantal, afmetingen en gewicht aanpassen. Dit kan in de regel zelf in de daarvoor aangegeven kolommen. Dit is niet verplicht, maar indien Transsmart voor u een voorspelling doet van de Transportkosten, is juiste informatie essentieel voor een juiste voorspelling. Het gewicht dat u hier invult, is het totale gewicht van deze zendingsregel. Dus een gewicht van 20 kg en een aantal van 2, betekent een gewicht van 10 kg per stuk.

3.3 Verzenden en afdrukken label

Als alle gegevens juist staan kan zending verstuurd worden via de knop Verzenden. Dit kan op 2 manieren:

Direct vanuit Detailscherm:

Of vanuit de Cockpit door de regel te selecteren en daar knop Verzenden:

Op moment van verzenden wordt er een boekingsbericht gestuurd naar Transsmart platform en wordt er ook informatie terug gestuurd naar Exact. Afhankelijk van de instellingen, wordt direct na dit bericht een nieuw bericht naar Transsmart verstuurd om het label af te drukken, informatie wordt terug gestuurd naar Exact en een code uit dit bericht wordt direct naar de Artikeletiketten printer verstuurd waar een label uit zal komen. De volgende kolommen zullen volgende waarde krijgen:

Verzonden: Ja
Status van verzenden: LABL (indien handelingen combineren is geactiveerd)
Trackingnummer: Wordt gevuld

4. Overige functies Cockpit

De Cockpit bestaat uit verschillende kolommen die naar eigen inzicht ingedeeld kunnen worden. Op elk moment kunt u deze kolommen eenvoudig verslepen m.b.v. uw muis waardoor volgorde verandert. Voor de eerste zes kolommen heeft u bovenaan de mogelijkheid om bepaalde waarden te zoeken en te filteren. Zendingen worden automatisch gesorteerd op de eerste kolom. Advies is daarom altijd om Datum Pick Up vooraan te zetten, zodat u snel ziet welke zendingen vandaag de deur uit moeten. In combinatie met status van verzending, ziet u dan ook snel welke nog niet verzonden zijn (Status NONE).

Onderaan in de Cockpit ziet u deze verschillende buttons staan. Deze worden hier één voor één kort toegelicht.

Alles Selecteren Alle regels worden in 1 x geselecteerd, gebruik kan praktisch zijn door bijvoorbeeld eerst te filteren op bepaalde waarden en dan meerdere regels in 1 x selecteren.

Alles Deselecteren Alle regels worden in 1 x gedeselecteerd

Open Openen van detailscherm van de geselecteerde zendingsregel (max 1)

Verwijderen Verwijderen van de geselecteerde zendingsregel (meerdere mogelijk)

Annuleren Annuleren van de zending: de zending krijgt status CAN van Cancelled. Oorspronkelijk bedoeld om tijdelijk zendingen on Hold te zetten in geval van betalingsachterstand van bepaalde debiteur. Advies van Transsmart is deze functie niet te gebruiken, en dit eerder in het proces al te tackelen zodat zending niet in Cockpit terecht komt.

Verzenden Versturen van bericht naar Transsmart van de geselecteerde zendingsregel

Carrier Select* Het opvragen van verschillende mogelijkheden zoals ingericht om bepaalde zending te versturen, alvorens daadwerkelijk verzonden wordt. Verschillende aflevermogelijkheden qua prijs en aflevermoment kunnen met elkaar vergeleken worden van de geselecteerde regel (max 1).

Status* Het ophalen van Status van een zending van geselecteerde regel.

Afdrukken Het (nogmaals extra) afdrukken van een label

Transportdocument* Het afdrukken van een CMR of ander transprotdocument zoals dit vooraf in overleg met Transsmart is ingericht.

Tracking Het direct doorverwijzen naar de Track & Trace pagina van de vervoerder zoals in geselecteerde zendingsregel is gekozen (max 1)

Order Direct naar de Verkooporder van de geselecteerde zending (max 1)

Consolidatie* Het samenvoegen van meerdere zendingen tot 1 zending. Alleen mogelijk voor zendingen met een identieke pick up datum en afleveradres.

Sluiten Sluiten van Cockpit

* Zie elders in dit document meer uitleg over dit onderwerp

5. Foutmeldingen

Het is mogelijk dat u na het boeken van een zending geen label maar een foutmelding te zien krijgt. Dit kan te maken hebben met het feit dat de door u verstuurde zending binnen Transsmart geen mogelijkheid geeft tot boeken heeft, omdat bijvoorbeeld de zending niet in een bestaand contract valt. Mogelijke oorzaken zijn:

· Gekozen vervoerder niet mogelijk voor gekozen bestemming

· Gekozen Transportvariabele niet mogelijk voor gekozen bestemming

· Zending valt buiten contract (Verpakking is te groot of te zwaar)

In deze gevallen kunt u een en ander aanpassen zoals beschreven in Hoofdstuk 3 en kunt u de zending opnieuw aanbieden.

Het is ook mogelijk dat de foutmelding veroorzaakt wordt door een fout in een van de adres segmenten:

· Afzender adres (Magazijn) is niet gevuld

· Ontvangst adres is niet of incorrect gevuld: verkeerde postcode, landcode voor postcode, missende gegevens zoals bedrijfsnaam, straatnaam of plaatsnaam

· Contactpersoon (met telefoonnummer) is niet gevuld, zowel afzender (Magazijn) als Ontvanger. Voor sommige vervoerders zijn dit verplichte velden.

Adresinformatie wordt vanuit de Verkooporder meegestuurd naar de Zendingsregel in de Cockpit, maar deze informatie is in de Cockpit niet meer inzichtelijk en ook niet meer te wijzigen. U dient de zending te wijzigen direct op de Web portal van Transsmart. Nadat u hier de zending heeft aangepast en het label geprint, blijft de Status feedback en de Track & Trace functionaliteit goed werken, omdat de referentie van de zending ongewijzigd is gebleven. Voor vragen over het aanpassen zendingen op de Transsmart Web portal, wordt verwezen naar de manual: Handleiding Tbox Transsmart online platform.

Het is niet mogelijk een eenduidige relatie te leggen tussen de foutmelding en de oorzaak die hieraan ten grondslag ligt. Voor veel voorkomende foutmeldingen en mogelijke oorzaken kunt u het best kijken op  dit helpcenter voor support.

6. Consolideren van zendingen

Indien u meerdere zendingen op dezelfde dag naar hetzelfde adres wilt versturen kunt u deze zendingen consolideren voordat u deze verzendt. Dit werkt als volgt:

· U selecteert de zendingen die u wenst te selecteren

· U drukt op knop Consolidatie (2^e van rechts onderaan)

Alle zendingen op één na, krijgen de status CONSO. Deze zendingen kunt u niet meer versturen en ook de verpakkingsregel informatie is in deze order niet meer zichtbaar.

In de kolom Verzendkopregels: consolidatienummer (deze eventueel nog toe te voegen, zie Hoofdstuk 2) is te zien onder welk nummer de zending uiteindelijk verstuurd zal worden, voor later via Track & Trace en Status toch voortgang te contoleren.

· De zendingsregel die uiteindelijk verstuurd wordt heeft nog status NONE en bevat nu alle verpakkingsregels van de overige zendingen. Deze kunnen eventueel verwijderd of aangepast worden, alvorens deze zending wordt verstuurd.

LET OP: In geval van geconsolideerde zendingen, wordt uiteindelijk maar één zendingsregeldaadwerkelijk verstuurd naar Transsmart. Referentienummers van overige zendingen worden niet mee gestuurd in het bericht naar Transsmart toe en kunnen dan ook niet meer vermeld worden op labels en/of notificatie mails.

7. Carrier select

Voordat u de zending verstuurt kunt u via de button Carrier Select kijken welke opties voor versturen allemaal beschikbaar zijn. De getoonde opties zijn de voor u ingerichte contractregels die voldoen aan de gevraagde zending waarbij gekeken wordt naar afzender, bestemming en inhoud van de zending: verpakkingstype met alle aantallen en dimensies.

Als u de gewenste optie selecteert zal deze direct geboekt worden. Deze functie heeft alleen nut als u werkt met meerdere vervoerders en is alleen beschikbaar in Exact vanaf versie 4.05 eindejaar update.

8. Transportdocument

Het is ook mogelijk bepaalde transportdocumenten te printen direct vanuit Exact, bijvoorbeeld een CMR of een Post NL Rembourskaart. Aanklikken van de button Transport document genereert een voor u ingericht document (gekoppeld aan de vervoerder) in pdf vorm. Deze pdf kunt u vervolgens naar de door u gewenste printer sturen. Voor meer informatie kunt u het best contact opnemen met de Transsmart consultant. Deze functie alleen beschikbaar vanaf Exact versie 4.05.

9. Status van zendingen

Het up to date krijgen van statussen in de Exact Cockpit gebeurt in 2 stappen. Stap1 is dat vervoerders status informatie terug schrijven naar het Transsmartplatform, de frequentie waarin dit gebeurt is afhankelijk van de vervoerder maar is geen continue berichtenstroom. Stap 2 is dat de status vervolgens van het Transsmart platform naar Exact Cockpit wordt verstuurd. Hiervoor dient de Status knop onderaan de Cockpit.

Het is mogelijk het ophalen van deze status te automatiseren. Hiervoor kunt u via een Scheduled Task een door Exact ontwikkeld script aanroepen dat ervoor zorgt dat voor alle openstaande zendingen de status wordt geüpdatet. Hoe dit in zijn werk gaat kunt u lezen in het inrichtingsdocument waarnaar in de Inleiding verwezen wordt. Installeren van dit script en Scheduled Task kan uw Exactconsultant doen eventueel in samenspel met uw systeembeheerder.

Dringend verzoek is om deze Task slechts één maal per 24 uur uit te voeren om onnodige berichten stroom te voorkomen. Advies is om dit in te stellen tussen 05.00 en07.00 uur ’s ochtends om zo de dag up to date te beginnen. Voor de werkelijkereal time situatie is het altijd beter om per order de Tracking button tegebruiken.

Indien een vervoerder geen status informatie verstrekt, wordt de status door Transsmart na een bepaalde periode op APOD gezet. Dit staat voor AutomaticProof of Delivery en zorgt ervoor dat er voor deze zendingen in de toekomstgeen nieuwe status updates meer worden aangevraagd. Een compleet overzicht vande statussen met betekenis is te vinden in bijlage 1.

10.   Adresvelden

Bij het boeken van een zending worden vanuit Exactdiverse adresvelden mee gestuurd vanuit Exact. Het afzenderadres dat wordt meegestuurd is het adres van het magazijn waaruit de Artikelen worden geleverd(te vinden onder Voorraad / Magazijnbeheer / Magazijnen). Uit de Verkooporder wordt het Afleveradres meegestuurd.

Belangrijk om te vermelden is dat het uit bovenstaand screenshot het veld Adres 3 niet wordt meegestuurd naar Transsmart en dus ook niet aan vervoerder wordt gecommuniceerd. Maximale lengte van de velden is per vervoerder verschillend en hier is geen eenduidige richtlijn in te geven. Hoe de velden geplaats worden naar de juiste velden in systeem van de vervoerder en de plaats waar deze velden op het label terecht komen is per vervoerder en in overleg met de vervoerder bepaald en is niet klant specifiek aan te passen.

Het getoonde e-mail veld wordt ook meegestuurd in het bericht naar Transsmart en dit is het adres waar de notificatie mails naar toe verzonden kunnen worden. Behalve “Levering aan” adres, wordt ook het “Factuur voor” mee gestuurd naar Transsmart en ook naar het hier ingevulde e-mail adres kan een notificatie mail verstuurd worden, met eventueel een andere inhoud dan de eerder genoemde e-mail. Indien u hier vragen over heeft, kunt u contact opnemen met uw Transsmart consultant.

11. Overdracht aan vervoerder

Het is gebruikelijk dat u aan het einde van de dag uw vervoerder laat tekenen voor overdracht van alle goederen. Hiervoor kunt u eenvoudig per dag per vervoerder een lijst afdrukken van alle zendingen waarvoor die dag (gebaseerd op Pick up Datum) een label is afgedrukt. Vanuit Exact tabblad Add-on (in sommige gevallen is tabblad hernoemd naar Transsmart) kiest u de optie Afdrukken Manifest.

In onderstaand screenshot is het overigens zo dat de opties Consolidatierapport, Tarieven per vervoerder en Performance rapport een foutmelding zullen genereren. Dit is bekend gedrag en zal ook zo blijven. Op termijn zullen deze opties ook niet meer zichtbaar zijn hier.

U komt terecht in de Transsmart web portal op het tabblad Voor aanmelden. Hier kunt u de gewenste vervoerder en datum (Default dag van vandaag) selecteren, waarna u de lijst kunt genereren.

Na het genereren van de lijst kunt u vervolgens ook afdrukken met de button Manifest afdrukken.

Afhankelijk van de vervoerder is het mogelijk dat u behalve de knop “Manifest afdrukken ”ook een knop ziet voor “Voor aanmelden”. Dit is van toepassing voor bepaalde vervoerders waarbij per batch informatie voor zendingen wordt aangemeld met een digitaal bestand. Dit digitaal voor aanmelden van zendingen zal door Transsmart op met u afgesproken tijden plaats vinden en hoeft u niet te doen, tenzij expliciet anders met u besproken. Indien u meer wilt weten over gebruik van de Transsmart Web portal kunt u een handleiding opvragen via deze link.

12. Algemene statuswaarden van zendingen in Exact Cockpit

Zie hieronder de handleiding voor Transsmart in Exact Globe.