1. Installatie van Transsmart
Installatie van de module vindt plaats door de vaste Exact consultant / support partner. Na aanschaf van de module worden door Exact de juiste licentie bestanden klaar gezet die vervolgens opgehaald kunnen worden. Na ophalen van de juiste bestanden, moeten de volgende zaken zichtbaar worden op alle gewenste werkplekken.
· Onder Instellingen (knoppenbalk bovenin) links onder mapje T-wise
· Onder tabblad Addon de T-wise Verzendingen en de T-wise Stamgegevens
1.1 Transsmart add-on
Indien er geen andere functionaliteit actief is onder tabblad Addon is het voor de gebruiker makkelijker de naam Addon te wijzigen in Transsmart. Ga in tabblad Systeem onder Algemeen naar Aangepaste termen en vervang de term Add-ons door Transsmart. De volgende keer dat je Exact opstart, zal je Transsmart in het tabblad zien staan.
2. Transsmart instellingen
Ga naar Instellingen en klik vervolgens links onderaan op mapje T-wise. Het scherm op de volgende pagina komt in beeld (vanaf versie 405). Neem de gegevens over zoals getoond op screenshot. Op de plaatsen waar XX staat, dient een klant specifieke code te staan die door Transsmart zal worden aangeleverd in Excel bestand. Indien u dit bestand niet heeft ontvangen, neem dan contact op met uw consultant bij Transsmart. Onder het screenshot worden de velden kort toegelicht.
Indien klant ook vrije velden voor extra referenties wil gebruiken (onderaan), gelieve contact op te nemen met de Accountmanager van Transsmart.
Let op!
Maakt de klant gebruik van de Chrome browser, dan dient deze link aangepast te worden naar: https://gui.transwise.eu/docprint-qztray.php?hash=XX
Credentials Gebruikers ID, Wachtwoord en Tarieftype worden in elk bericht meegestuurd ter verificatie, aangeleverd in Excel file.
Log map Niet aanmaken en log opslaan niet aanvinken
URL adressen Zijn juist voor gevuld maar voor een aantal moeten deze nog aangevuld worden met de aangeleverde HASH code.
URL Webservice Indien in huidige werkwijze op de werkplek waar straks de verzendetiketten afgedrukt gaan worden, de artikeletiketten printer binnen Exact niet gebruikt wordt, dit aanvinken. Dit geeft een sneller printproces en de labelprinter kan nu werkplek in Exact geconfigureerd worden. Indien niet mogelijk, wordt de labelprinter direct vanuit de Transsmart portal aangestuurd.
Default waarden Leveringsconditie en Verpakking zijn de default waarden die ingesteld worden en per zending zal deze waarde gebruikt worden. Vul deze wel, maar zijn nog aan te passen nadat ook de Twise Stamgegevens juist gevuld zijn.
Configureren Dit bepaalt het moment dat er vanuit de Verkooporder een Zending wordt aangemaakt in de Exact Cockpit. In de Excel file wordt aangegeven welke keuze door klant gekozen is (99 uit 100 keer is dit Verwerken Levering)
Combineren handeling Direct na de transportboeking wordt ook het printen van het label geactiveerd. Advies: wel aanvinken.
Email Transsmart kan een notificatiemail naar de ontvanger sturen dat zijn zending onderweg is. Dit mailadres kan uit de Verkooporder gehaald worden, zoals dat gevuld is in het adres: Levering Aan, of het mailadres kan per debiteur specifiek voor Transsmart vastgelegd worden. Advies: Verkooporder
Dagen Bepaalt aantal dagen vanaf genereren zending dat zending opgehaald zal worden en geleverd zal worden. Dit zijn alleen kolommen die in Exact Cockpit gevuld worden en niet richting vervoerder worden gecommuniceerd. Advies: 0 en 2 zoals in voorbeeld getoond.
Vrije Velden Indien gewenst te gebruiken, neem contact op met Transsmart Account Manager
3. Communicatie Transsmart platform
Voor communicatie met Transsmart server dient poort 443 open te staan voor communicatie, maar deze poort wordt over het algemeen gebruikt voor communicatie naar buiten, dus dit zal waarschijnlijk geen aanpassing behoeven.
4. T-wise stamgegevens
Onder tabblad add on (of inmiddels Transsmart) staan 4 typen stamgegevens die gevuld moeten worden.
4.1 Transportvariabelen
Dit zijn de verschillende diensten van de vervoerders die aangeboden kunnen worden. Code en omschrijving te vullen zoals aangeven in Excel bestand. De standaard voor gevulde transportvariabelen mogen alle 4 verwijderd worden (Rembours, Verzekerd, etc.).
4.2 Vervoerders
Dit zijn de verschillende vervoerders die voor klant ingericht worden. Code en omschrijving te vullen zoals aangeven in Excel bestand.Koppel elke vervoerder aan de juiste crediteur en een Leveringsconditie en vink aan Code meesturen. Vul eerst Leveringscondities aan, voordat je hier Vervoerders gaat toevoegen.
4.3 Leveringscondities
Zijn standaard ingevuld.
Deze Leveringscondities zijn ook te gebruiken als standaardwaarde in Instellingen Blad Twise zoals omschreven in hoofdstuk 2 en als Leveringsconditie te vullen bij Twise Stamgegevens Vervoerder zoals hierboven omschreven.
4.4 Verpakkingen
Hier zijn de verschillende verpakkingen in te voeren die je via Transsmart wilt kunnen versturen. Je kunt onbeperkt verpakkingen toevoegen en ook weer verwijderen. Een van de verpakkingen moet in het Twise Instellingen blad (Hoofdstuk 2) toegewezen worden als Default waarde. Alle overige verpakkingen die hier worden toegevoegd, kunnen door expeditie uit een drop-down list geselecteerd worden, inclusief de ingevoerde afmetingen.
De gebruikte code is uniek per verpakking, maar belangrijker is dat het veld T-wise omschrijving (beter zou zijn: T-wise code) op Transsmart platform gedefinieerd is. Het veld omschrijving mag in ieder geval de volgende waarden hebben: BOX, PALLET, EUROPALLET, BLOKPALLET, ENVELOPE, PALLET80X60, BUNDEL. Indien u andere verpakkingen wilt toevoegen, dan kunt u contact opnemen met uw Transsmart consultant.
4.5 Magazijn
Behalve de Stamdata is het ook van belang dat adresdata van het gebruikte magazijn ingevuld wordt. Deze adresvelden worden meegestuurd in elke transportboeking als zijnde het afhaaladres. Voor sommige vervoerders is hierbij ook het telefoonnummer en contactpersoon verplicht. Dit dient ingevuld te worden vanuit Hoofdmenu onder tabblad Voorraad/Magazijnbeheer/Magazijnen.
5. Leveringswijze
De leveringswijze is de plaats waar de relatie tussen de Twise Stamgegevens Vervoerder, Transportvariabele en Leveringsconditie gelegd wordt. Als deze velden in de Leveringswijze gedefinieerd zijn, dan wordt voor de Verkooporder met deze Leveringswijze op het moment van Levering Verwerken (of ander moment indien anders bepaald in Twise Instellingen, Hoofdstuk 2) een zending aangemaakt. Het juist inrichten van de Leveringswijze is erg afhankelijk van hoe de gebruiker dit wil gebruiken en gebeurt vaak in samenspraak met de Transsmart consultant. In dit geval kan dit hoofdstuk worden overgeslagen.
Om de velden te definiëren; ga naar Leveringswijze onder tabblad Systeem en vervolgens Logistiek.
Open gewenste leveringswijze en na aanklikken van de T-wise button, koppel de leveringswijze aan de gewenste waarde en vul eventuele nieuwe Leveringswijze aan. Omdat op de debiteurenkaart een leveringswijze is te bepalen, kun je zo per debiteur een Default transportwijze definiëren.
Belangrijk is dat bij het geselecteerde magazijn ook de adres gegevens gevuld zijn. Dit doe je vanuit het hoofdmenu onder tabblad Voorraad onder Magazijnbeheer.
Omdat op debiteuren kaart een leveringswijze is toe te wijzen, kun je op deze manier per debiteur een Default transportwijze definiëren (vanuit hoofdmenu, tabblad Financieel /Debiteuren /Onderhouden en vervolgens onder tab Geavanceerd / Financieel (zie screenshot).
6. Printerinstallatie
Om juiste labels te kunnen printen is er een printer nodig die ZPL (Zebra Programmed Language) aan kan. Indien zo’n printer nog niet aanwezig is, dient u zo'n printer te bestellen.
Als de printer aanwezig is dient hier ook de juiste driver op geïnstalleerd te worden. De driver is in ieder geval te downloaden vanaf http://www.zebra.com/gb/en/support-downloads.html
Selecteer het juiste type, ga naar tabblad Driver en download deze ‘ZebraDesigner – 2.6.63.06 Driver-32_64-bit-Windows-Certified. Indien het een netwerkprinter betreft, dient installatie van de driver op de printserver plaats te vinden.
Nadat de driver is geïnstalleerd dienen nog een aantal Instellingen nagelopen te worden. Onder de beschrijving de verschillende screenshots van de menu’s die u in deze volgorde tegen zult komen.
1. Open Eigenschappen van Printer (Printer Properties) en ga naar Voorkeursinstellingen (Printing Preferences).
2. Pas papierformaat aan naar 10 x 21 (ook eenheid eventueel aan te passen naar cm)
3. Ga naar Geavanceerde instellingen (Advanced) en controleer of Mediatype of Thermisch Direct staat
4. Ga naar Overige (Other) en vink Passthrough modus aan
5. Sluit vervolgens directe instellingen
6. Toepassen tabblad Geavanceerde instelling
7. Ga naar tabblad Geavanceerd
8. Open Standaard Instellingen (Printing Defaults)
Herhaal stap 2 t/m 6
Belangrijk is dat in de Terminal Server omgeving als manager/administrator gebruiker de juiste settings worden ingesteld.
De Zebra printer zal per werkplek toegewezen moeten worden als Artikeletiketten printer (onder Bestand\Formulierenprinter).
7. Testen
De laatste stap is het uitvoeren van een aantal tests om te kijken of alles goed is geïnstalleerd, goed is ingericht en communicatie met Transsmart platform goed verloopt. Volgende stappen worden in dit hoofdstuk doorlopen:
1. Direct inloggen op Transsmart portal vanuit Exact
2. Creëren van een zending in de Cockpit
3. Het boeken van een zending vanuit de Cockpit
4. Het printen van een label.
7.2 Transsmart portal
Vanuit het Transsmart tabblad (of Addon) moet u via het Statusrapport direct terecht komen op Transsmart portal “Zendingen Overzicht”.
Op dezelfde wijze komt u via “Afdrukken manifest” terecht op Transsmart portal “Voor aanmelden”.
7.2 Zending in Cockpit
Normaal gesproken moet vanuit de Verkooporder een Levering verwerkt worden om een zending in de cockpit te creëren (afhankelijk van de gekozen instelling in hoofdstuk 2). Omdat dit ongewenste voorraadmutaties met zich mee kan brengen, is het wellicht beter om voor het testen een andere wijze te gebruiken. Open een Verkoop order en links onderaan zie je de button Details Twise (zie screenshot). Aanklikken van deze button open een nieuw scherm, het zendingsdetail scherm.
Als de Leveringswijze in de Verkooporder al is gekoppeld aan Transsmart stamgegevens (Hoofdstuk 5), zijn de waarde van Vervoerder en Transportvariabele al gevuld, anders zijn deze leeg en dienen ze nog handmatig ingevuld te worden (m.b.v. het vergrootglas rechts komen de mogelijkheden in beeld). Afhankelijk van de keuze van de vervoerder die hier gemaakt wordt, is het mogelijk dat er in de volgende stap ook daadwerkelijk met vervoerder gecommuniceerd wordt. Het is daarom raadzaam op dit moment met Transsmart contact op te nemen.
Open de Cockpit en hierin is nu 1 regel verschenen. Voeg een aantal kolommen toe door op de kop van de tabel rechtermuisknop te gebruiken en te kiezen voor Kolom toevoegen.
Kies nu onder Verzendkopregels in ieder geval voor de kolommen Datum Pick up, volgnummer, Verzonden, Status van verzending, Vervoerder, Transportvariabele en Trackingnummer.
De volgende waarden ziet u terug:
Datum Pick up Datum van vandaag
Ordernummer In stap 1 gekozen verkooporder
Volgnummer 1 (dit loopt op bij meerdere deelleveringen binnen 1 verkooporder)
Verzonden Nee
Status van verzenden NONE
Vervoerder en Transportvariabele zoals in stap 1 gekozen
Trackingnummer Blanco
7.3 Boeken van een zending
Selecteer de regel en druk op knop Verzenden onderstaande knoppenbalk.
Op dit moment wordt er een boekingsbericht gestuurd naar Transsmart platform en wordt er ook informatie teruggestuurd naar Exact. Hiervoor worden de eerdergenoemde poorten gebruikt. Als het goed is veranderen de waarden van de volgende kolommen:
Verzonden Ja
Status van verzenden NEW, BOOK (afhankelijk van vervoerder)
LABL (indien handelingen combineren is geactiveerd, zie Hoofdstuk 2)
Trackingnummer Wordt ingevuld
Indien u onderstaande meldingen krijgt, wordt communicatie via genoemde poort in de Firewall waarschijnlijk niet toegestaan, of in de Instellingen worden logging berichten opgeslagen in een map waar de desbetreffende user geen juiste Rechten voor heeft.
7.4 Afdrukken van een label
Indien in de Instellingen niet is gekozen voor Combineren handelingen, moet er voor het afdrukken van het label vanuit de Cockpit behalve op “Verzenden” ook op button ”Afdrukken” geklikt te worden.
Indien er geprint wordt via Webservices (zie hoofdstuk 2) moet de labelprinter per werkplek in Exact geconfigureerd worden. Deze optie zit onder Bestand/Formulierenprinter en daar de Zebra labelprinter toekennen aan de Artikeletiketten printer.
Indien er niet geprint wordt via Webservices, moet de labelprinter als default printer voor deze werkplek ingesteld worden, of dient de naam van de labelprinter (inclusief bijbehorende pad naam in geval van netwerkprinter) door Transsmart overgenomen te worden in het Transsmart platform. Standaard gaat Transsmart uit van een USB-labelprinter met de naam ZEBRA. Raadpleeg uw Transsmart consultant bij vragen.
Indien er een laserprinter als default aan deze werkplek gekoppeld is, zal hier een printopdracht naar verstuurd worden. Output is echter een niet leesbare ZPL-code.