I nShift On-premises kan du importere kontaktlister fra Excel ark. Dette kan være nyttigt, hvis du har en kundeliste i et andet system, som du gerne vil kopiere til nShift On-premises.
Vigtigt: Import af en kontaktliste fungerer kun med Excel filer, der er gemt i formatet .xls eller .xlsx, og du skal have Excel installeret på maskinen. Andre formater som .csv understøttes ikke.
Afsnit i denne artikel:
Importer en kontaktliste
Følg disse trin for at importere en kontaktliste:
- Gå til Contact List. Højre-klik i ruden under Contact List og vælg Import Contact List. Du kan enten importere kontakterne til standardlisten eller oprette en ny kontaktliste først. Excel-listen importeres til den kontaktliste, der er fremhævet, når du vælger Import Contact List.
- Klik på Select File for at gennemse og vælge en fil. Angiv hvilket ark, der skal bruges, hvis filen indeholder flere ark.
- Gå til fanen Fields Mapping. Match hvert felt i Excel-filen til et felt i nShift On-premises ved at klikke i kolonnen ConsignorField og vælge et felt fra dropdown-listen eller indtaste en værdi. Alle felter skal matches, så nShift On-premises ved hvilke værdier, der findes i hver kolonne.
- Hvis dine stamdata indeholder fulde landenavne, skal du matche disse med landenes ISO-koder. Klik på Country Mapping, udfyld de korrekte ISO landekoder og klik på OK. Hvis alle dine kontakter er i samme land, kan du i stedet bruge funktionen Set all addresses to og angive et land.
- Klik på knappen Start Import.
- Dine nye kontakter er importeret, når statuslinjen er færdig. Opdater listen ved at trykke på F5-tasten, hvis dine kontakter ikke er synlige.
Brug af feltformatering
Nogle gange skal data formateres, for at kunne anvendes i nShift On-premises. Dette er nødvendigt, hvis dine stamdata ikke stemmer overens med det krævede format i On-premises. Ved hjælp af formateringsværktøjet kan du trimme tegn, tilføje eller fjerne ting, ændre store og små bogstaver, tilføje kontrolcifre og meget mere.
I det følgende eksempel indeholder postnummeret i stamdata landekoden og ser sådan ud: SE-64551, FR-72160 osv. nShift On-premises har brug for postnumre uden landekode, så vi vil bruge formateringsværktøjet til at fjerne landekoden.
- Vælg en fil under fanen Source og match felterne som beskrevet i trin 2-4 ovenfor. Du skal matche Custno feltet for at bruge formateringsværktøjet.
- Gå til fanen Fields Formatting.
- Klik på det felt, du ønsker at formatere og klik herefter på Tools knappen.
- Et nyt vindue vil åbne. Klik på Add og vælg et værktøj fra dropdown-listen. I dette eksempel ønsker vi at fjerne landekoden og bindestregen fra postnummerfeltet, så vi vælger Remove all %s characters from beginning. Procenttegnet "%" angiver en parameter, som vi sætter til 3 i feltet nedenfor, for at fjerne 3 tegn. Klik på OK.
- Du vil nu se, at det valgte formateringsværktøj er føjet til listen. Det er muligt at tilføje flere om nødvendigt. Brug feltet Sample text for at se, om formatering virker efter hensigten. Indtast et eksempel og klik på Test Tools. I vores eksempel kan vi indtaste SE-64551 og kontrollere at teksten bliver formateret til 64551.
- Klik på OK for at gemme. Du kan tilføje formatering til flere felter på din kontaktliste efter behov.
- Sæt flueben i feltet Apply tools when importing og klik på Apply Tools. Du vil nu se et tandhjuls-ikon øverst i kolonnen, hvor formateringsværktøjet er blevet anvendt, og dataene er opdateret.
- Klik på Start Import.
- Dine nye kontakter er importeret, når statuslinjen er færdig. Opdater listen ved at trykke på F5-tasten, hvis dine kontakter ikke er synlige.
Sådan anvendes kontaktlisten
Du kan nu oprette forsendelser i produktionsbilledet ved at klikke på My contacts eller Browse knappen.
Du kan også aktivere søgefunktionen, hvis du ønsker at søge på kundenummer eller navn. Højreklik i feltet udfor My contacts og vælg Search Properties. Sæt flueben udfor Contact number og Contact name. Du kan også udvide søgningen ved at vælge Search for: Contact containing search key.
