I nShift Ship On-premises kan du importere kontaktlister fra Excel-ark. Dette er nyttigt, hvis du har en kundeliste i et andet system, som du gerne vil kopiere til Ship On-premises.
Vigtig bemærkning: Import af en kontaktliste fungerer kun med Excel-ark gemt i .xls eller .xlsx format, og du skal have Excel installeret på maskinen. Andre formater som .csv understøttes ikke.
Emner i denne artikel:
Import af en kontaktliste
Følg disse trin for at importere en kontaktliste:
- Gå til Contact List. Højreklik i Contact List-panelet og vælg Import Contact List. Du kan enten importere kontakterne til standardkontaktlisten eller oprette en ny kontaktliste først. Excel-listen importeres til den kontaktliste, der er markeret, når du vælger Import Contact List.
- Klik på Select File for at gennemse og vælge en fil. Angiv hvilket ark der skal bruges i filen, hvis den indeholder flere ark.
- Gå til fanen Fields Mapping. Kortlæg hvert felt i Excel-filen til et felt i Ship On-premises ved at klikke i kolonnen ConsignorField og vælge et felt fra rullelisten eller indtaste en værdi. Alle felter skal kortlægges, så Ship On-premises ved, hvilke værdier der findes i hver kolonne.
- Hvis dine stamdata indeholder fulde landenavne, skal disse kortlægges til Country ISO Codes. Klik på Country Mapping, udfyld den korrekte Country ISO Code, og klik på OK. Hvis alle dine kontakter er i samme land, kan du bruge funktionen Set all address to og angive et land i stedet.
- Klik på Start Import.
- Dine nye kontakter importeres, når statuslinjen er fuldført. Opdater listen ved at trykke på F5-tasten, hvis dine kontakter ikke er synlige.
Brug af feltformatering
Nogle gange skal data formateres, før de kan bruges i nShift Ship On-premises. Dette er nødvendigt, hvis dine stamdata ikke matcher det krævede format i Ship On-premises. Ved hjælp af formateringsværktøjerne kan du trimme tegn, tilføje eller fjerne tegn, ændre store og små bogstaver, tilføje kontrolcifre og meget mere.
I følgende eksempel indeholder postnummeret i de oprindelige data landekoden og ser sådan ud: SE-64551, FR-72160 osv. nShift Ship On-premises kræver postnummeret uden landekoden, så vi vil bruge formateringsværktøjerne til at fjerne dette.
- Vælg en fil i fanen Source og kortlæg felterne som beskrevet i trin 2-4 ovenfor. Du skal kortlægge feltet Custno for at bruge formateringsværktøjerne.
- Gå til fanen Fields Formatting.
- Klik på det felt, du vil formatere, og klik på knappen Tools.
- Et nyt vindue åbnes. Klik på Add og vælg et værktøj fra rullemenuen. I dette eksempel vil vi fjerne landekoden og bindestregen fra PostNo-feltet, så vi vælger værktøjet Remove all %s characters from beginning. "%"-tegnet er en parameter, og vi sætter det til 3 i feltet nedenfor for at fjerne 3 tegn. Klik på OK.
- Du vil nu se, at det valgte værktøj er tilføjet til listen. Det er muligt at tilføje flere værktøjer efter behov. Brug feltet Sample text til at teste, om værktøjet fungerer som forventet. Indtast et eksempel og klik på Test Tools. I vores eksempel kan vi indtaste SE-64551 og verificere, at det formateres til 64551.
- Klik på OK for at gemme dine værktøjer. Du kan gentage tilføjelse af værktøjer for flere felter i din kontaktliste efter behov.
- Markér afkrydsningsfeltet Apply tools when importing og klik på Apply Tools. Du vil nu se et værktøjsikon øverst i kolonnen, hvor værktøjer er anvendt, og dataene er blevet opdateret.
- Klik på Start Import.
- Dine nye kontakter importeres, når statuslinjen er fuldført. Opdater listen ved at trykke på F5-tasten, hvis dine kontakter ikke er synlige.
Brug af kontaktlisten
Du kan nu oprette forsendelser ved at tilføje kontakter i produktionsvisningen ved at klikke på My contacts eller knappen Browse.
Du kan også aktivere søgefeltet, hvis du vil søge efter kundenummer eller navn. Højreklik på pilen ved siden af My contacts og vælg Search Properties. Markér felterne ved siden af Contact number og Contact name. Du kan også udvide din søgning ved at vælge Search for: Contact containing search key.