Mass Print bruges til at udskrive labels baseret på en adresseliste. Det er nyttigt, hvis du skal sende mange identiske forsendelser til mange modtagere på samme tid.

Det er muligt at bruge kontaktlisten i nShift Ship On-premises til masseudskrivning eller importere en fil med alle adresserne.

Indhold i denne artikel

• Masseudskrivning ved brug af en importeret fil
  - Forberedelse af filen
  - Import af filen
  - Validering af forsendelsesdata
  - Valideringsfejl
• Masseudskrivning ved brug af kontaktlisten
• Printerindstillinger

Masseudskrivning ved brug af en importeret fil

Forberedelse af filen

Først skal du forberede filen, der skal bruges til masseudskrivning. Den skal indeholde alle nødvendige oplysninger såsom modtagerens navn og adresse samt alle transportør-specifikke oplysninger såsom vægt og antal pakker. Som tommelfingerregel skal alle oplysninger, der er nødvendige for at oprette en manuel forsendelse i nShift Ship On-premises, være inkluderet i filen.

Oplysningerne i filen skal være adskilt af en separator (f.eks. semikolon eller komma), og vi anbefaler at gemme listen i formatet CSV (Comma delimited) (*.csv). (Det er også muligt at bruge Excel, men kun formatet 97-2003 Workbook .xls understøttes).

Eksempel på udsnit fra en fil i Excel gemt som CSV:

I Ship On-premises kan du gemme profiler, der bruges til masseudskrivning, som indeholder et specifikt layout, der kan genbruges senere.

Import af filen

1. Gå til Mass Print Boxes i menuen til venstre.
    
2. Klik på knappen Import nederst og vælg <Add new profile>. (Bemærk: indstillingen <Import using default simple mode> er en ældre funktion og bør ikke bruges til nye opsætninger)
   
   
    
3. Indtast et navn til profilen.
    
4. Vælg Select file og find din fil.
    
5. Angiv tegnseparatoren (normalt semikolon, men det afhænger af dine indstillinger), og klik på knappen Preview. Nu vil alle kolonner fra CSV-filen blive vist. 
   
   
    
6. Match felterne til de korrekte felter i Ship On-premises ved at klikke i Shipment Field og vælge det korrekte felt fra rullemenuen. Du kan enten rulle gennem listen eller skrive direkte for at søge. Felter med værdien UnKnown->UnKnown ignoreres.
   
    
    
7. Klik på OK, når alle felter er matchet. Profilen gemmes til senere brug, og importen af listen starter. Alle linjer fra filen importeres.

Se en oversigt over de mest anvendte felter og deres navne i denne artikel:

Standard file for filedrop integration (import setup)

Artiklen handler om filedrop-integration, men de samme felter gælder for Mass Print.

Validering af forsendelsesdata

Før udskrivning skal de importerede forsendelsesdata valideres.

1. Slet den første række, hvis den er oprettet som en overskrift. Højreklik på linjen og vælg Remove. 
    
2. Når du importerer en liste, vil alle transportører og produkter blive sat til standardprodukt og -transportør. For at ændre dette skal du højreklikke i kolonnen Product og vælge Edit. Dette åbner en editor, hvor du kan vælge en anden transportør og et andet produkt. 
    
3. Klik på knappen Validate.
    
4. Ship On-premises gennemgår listen for at kontrollere, om alle forsendelser er gyldige. Når Shipment Status er markeret som Ready på alle forsendelser, bliver knappen Print aktiv.
   
   
    
5. Klik på Print for at starte udskrivning af alle labels. Efter udskrivning ændres Print Status fra blå Not Printed til grøn Printed, og forsendelserne vil være tilgængelige i Outbox til afsendelse.

Valideringsfejl

Hvis valideringen finder en fejl, vil Shipment Status blive markeret med Error.

1. Højreklik på Shipment Status og vælg Validation Results.
   
   
    
2. Valideringsresultaterne viser en fejlmeddelelse, der forklarer, hvad der mangler.
    
3. Højreklik i kolonnen Packages for at redigere oplysninger om vægt, antal osv.
    
4. Højreklik i kolonnen Product for at redigere transportør og produkt.
    
5. Knappen Print bliver aktiv, når du har rettet alle valideringsfejl.

Masseudskrivning ved brug af kontaktlisten

Hvis du allerede har en kontaktliste i Ship On-premises, kan den bruges til masseudskrivning.

1. Gå til Contact List i menuen til venstre. 
    
2. Vælg de ønskede kontakter, højreklik og vælg Create in Mass Print. (Brug CTRL + A for at vælge alle kontakter, og hold derefter CTRL nede og brug musen til at fravælge kontakter)
   
   
    
3. Vælg en Mass Print Box og klik på OK. Alle valgte kontakter importeres nu til Mass Print Boxes.
    
4. Valider dataene som beskrevet ovenfor under Validering af forsendelsesdata og ret eventuelle fejl.
    
5. Klik på Print, når alle forsendelser er markeret som Ready i kolonnen Shipment Status.

Printerindstillinger

Ship On-premises vil automatisk bruge printeren fra Document Printer Mapping. Hvis Document Printer Mapping ikke er aktiv på den valgte transportør, og du ikke ønsker at udskrive med standardprinteren valgt under Server Printer, kan du følge disse trin:

1. Når Mass Print har afsluttet importen (enten fra en fil eller fra kontaktlisten), skal du gå til File > Print Setup i topmenuen.
    
2. Vælg den ønskede printer ved siden af label(s)/dokument(er), du vil udskrive, og klik på Close.
    
3. Klik på Print for at starte masseudskrivning.

Hvis der ikke sker noget, når du klikker på Print, og Print Status er rød, kan printeren være offline. Læs mere om, hvordan du løser dette problem her: "Error message: "Printer offline". No label is printed.